Luku 25

Palkat

Katso myös pikaohje: Palkkojen syöttötiedot

25.0 Palkkojen käyttöönotto

Palkat ovat oletuksena pois käytöstä. Yrityksen omistaja ottaa ne käyttöön näytöllä Palkkojen käyttöönotto. Näytön löytää sivupalkista, asetusten Moduulit-kortin Palkat-riviltä ja kirjanpidon Käyttöönotto ja tila -näkymän Palkat-kortista. Näyttö lukee yrityksen tallennetut tiedot ja näyttää yhden seuraavan vaiheen; valmiit vaiheet ovat suljettuina.

1. Palkat käyttöön. Omistaja painaa «Ota palkat käyttöön». Käyttöönotto kytkee palkat päälle ja perustaa palkkalaskelmien tallennuspaikan. Se ei anna kenellekään palkkatietojen oikeuksia, ei tee tilausta eikä muuta laskutusta, ja toistettuna se ei tee mitään uutta. Jos yrityksen asetuksiin on tallennettu palkkojen tila muodossa, jota tuote ei tunnista, tai tallennuspaikka, jonka rakenne poikkeaa tuotteen omasta, käyttöönotto kieltäytyy eikä muuta mitään.
2. Palkkojen käsittelijät. Omistaja valitsee yrityksen aktiivisista jäsenistä ne, jotka lisätään palkkojen käsittelijöiksi — itsensä, toisen henkilön tai molemmat — esikatselee lisäyksen ja vahvistaa sen. Käsittelijä näkee työntekijöiden henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot, kirjaa palkan perusteet, laskee ja tallentaa palkkalaskelmat ja valmistelee maksuerät. Jokainen palkkatietojen luku kirjataan käyttölokiin. Kenenkään rooli tai muut oikeudet eivät muutu: valitut lisätään ryhmään «Palkkojen käsittelijät», jonka ainoa oikeus on rooli «Palkkojen käsittely». Kirjanpidon tai omistajan oikeudet eivät yksin näytä palkkatietoja, eikä palkkatietojen oikeutta voi antaa itselleen, ellei ole yrityksen omistaja. Näyttö vain lisää käsittelijöitä; olemassa olevia oikeuksia hallitaan näytöllä Roolit ja oikeudet.
3. Kirjanpidon perustiedot. Palkka-ajo laskee palkan ja valmistelee samalla sen kirjauksen tämän tuotteen pääkirjaan, joten ensimmäinen palkkalaskelma tarvitsee kirjanpidon kytkennän, kahdenkertaisen kirjanpidon, ainakin yhden kulutilin ja yhden velkatilin sekä avoimen tilikauden. Maksuluettelolla tai muualla pidettävällä kirjanpidolla palkkalaskelmaa ei vielä lasketa tässä tuotteessa.
4. Ensimmäinen työntekijä ja palkan perusteet. Palkkojen käsittelijä kirjaa henkilön, työsuhteen ja kauden palkkaperusteen (luku 25.5b).
5. Ensimmäinen palkkalaskelma. Palkka-ajossa voit tallentaa keskeneräisen palkan luonnokseksi ja jatkaa sitä myöhemmin (luku 25.3a). «Laske ja tarkista» näyttää laskelman, ja vasta «Sinetöi ja kirjaa kirjanpitoon» tallentaa palkkalaskelman ja kirjaa sen. Jos keskeneräisiä palkkoja on jo, vaihe kertoo niiden määrän ja ohjaa jatkamaan niitä. Palkan maksaminen (luku 25.5e) ja tulorekisteri-ilmoitus ovat omia vaiheitaan, eikä kumpaakaan tehdä automaattisesti.

Näytöt, joille vaiheet vievät, näyttävät linkin «Palaa palkkojen käyttöönottoon», ja hylätty lomake säilyttää kirjoitetut tiedot.

Rajat. Jos yrityksen roolit ovat vielä vanhassa mallissa, käsittelijöitä ei valita ennen kuin omistaja on ottanut roolimääritykset käyttöön näytöllä Roolit ja oikeudet; se ei muuta kenenkään nykyisiä oikeuksia. Jos yrityksessä on jo rooli tai ryhmä samalla nimellä mutta eri sisällöllä, tai rooliin viitataan jo henkilön roolina tai ryhmän oikeutena, näyttö kieltäytyy lisäämästä ketään sen kautta eikä muuta mitään. Palkkoja ei poisteta käytöstä tältä näytöltä.

25.1 Mitä Kirjanpito.io tekee puolestasi — ja mikä jää muille

Luvut ovat sinun, eivät ohjelmiston. Aiemmin tässä luki, ettei Kirjanpito.io laske palkkoja lainkaan, koska laskenta ilman oikeita, lähdetarkistettuja prosentteja tuottaisi uskottavan näköisiä vääriä lukuja. Se vaara on todellinen, ja se ratkaistiin toisin kuin luopumalla laskennasta: Kirjanpito.io ei tiedä eikä arvaa yhtään prosenttia. Sinä annat ennakonpidätyksen osuuden omalta verokortiltasi, kerrot mistä luku on peräisin ja nimeät itsesi vastuuhenkilöksi. Puuttuvasta luvusta ohjelmisto kieltäytyy nimeltä eikä oleta mitään. Aritmetiikka on ohjelmiston, vastuu luvuista on sinun — kuten se oli taulukkolaskennassakin.

Mitä palkka-ajo ei tee. Se ei laske luontoisetuja, poissaoloja, lomapalkkaa eikä työehtosopimuksen kerroksia, se ei aja montaa työntekijää kerralla eikä ilmoita mitään tulorekisteriin. Palkkalaskelmasta saa asiakirjan (luku 25.3b), mutta Kirjanpito.io ei lähetä sitä työntekijälle: luovutuksen tekee työnantaja.

25.2 Mitä aloittavan yrityksen on tiedettävä

Ensimmäinen palkka on hallinnollisesti iso askel. Ennen sitä:

• Selvitä kuulutteko työnantajarekisteriin ja mistä alkaen.
• Päätä kuka laskee palkat. Kirjanpito.io:n palkka-ajo laskee brutosta nettoon omilla luvuillasi, sinetöi laskelman, kirjaa palkat kirjanpitoon ja antaa laskelmasta asiakirjan (luvut 25.1 ja 25.3b). Asiakirjan luovuttaminen työntekijälle jää sinulle, eikä Kirjanpito.io ilmoita mitään tulorekisteriin.
• Selvitä mitä sivukuluja työnantajan on maksettava ja mihin eläke- ja vakuutusyhtiöön.
• Selvitä tulorekisteri-ilmoitusten vastuu ja määräajat. Ilmoitus on tehtävä jokaisesta palkanmaksusta, ja se tehdään toistaiseksi Kirjanpito.io:n ulkopuolella.
• Varaa kassaan enemmän kuin nettopalkka: bruttopalkan päälle tulevat työnantajan sivukulut, ja ennakonpidätys sekä työntekijämaksut tilitetään eteenpäin.
• Perusta tarvittavat tilit tilikarttaan (palkkakulut, sivukulut, ennakonpidätysvelka, sosiaaliturvamaksuvelka, palkkavelat).

Tärkein oivallus: kuten alv, myöskään ennakonpidätys ei ole yrityksen rahaa. Se on työntekijän veroa, jonka yritys pidättää ja tilittää.

25.3 Miten palkka lasketaan — ja mistä luvut tulevat

Palkka-ajolla on oma näyttönsä. Syötät palkkarivit ja ennakonpidätyksen osuuden omalta verokortiltasi, kerrot mistä luku on peräisin ja nimeät itsesi vastuuhenkilöksi. Ohjelmisto laskee brutosta nettoon, sinetöi laskelman ja kirjaa palkat kirjanpitoon samassa toimenpiteessä.

Näin palkka-ajo etenee. Näytön yläreunassa on neljä vaihetta, ja nykyinen vaihe on korostettu:

1. Työntekijä ja kausi. Valitse työsuhde sekä palkkakauden alku- ja loppupäivä. Päivien on oltava oikeita kalenteripäiviä. Jatka vie vaiheeseen 2.
2. Palkka ja perusteet. Vaiheessa näkyvät työsuhteelle kirjattu palkkaperuste ja kauden työtunnit, jos niitä on, ja kuukausi- tai tuntipalkan voi siirtää palkkariville napilla; hyväksytty työaika tuntikirjauksista näkyy samassa vaiheessa (luku 25.3c). Mitään ei kirjoiteta lomakkeelle puolestasi. Kirjatut ehdot ja verokortti luetaan erikseen sille päivälle, jonka nimeät itse. Sitten palkkarivit, ennakonpidätys, maksut, lähde ja vastuuhenkilö sekä kirjanpidon tilikausi, kirjauspäivä, tositesarja, selite ja kuusi tiliä.
3. Tarkistus. Laskelma näytetään kokonaan ennen tallennusta: työntekijä, kausi, jokainen palkkarivi, brutto, vähennykset, netto, työnantajan kokonaiskustannus, jokainen osuus prosentteina, lähde, vastuuhenkilö sekä kaikki kirjauksen valinnat. Jos muutat lomaketta tarkistuksen jälkeen, vanhaa tarkistusta ei voi enää tallentaa, vaan palkka lasketaan uudelleen.
4. Tallennettu. Laskelma sinetöidään ja kirjataan yhdessä. Näytölle jää tämän laskelman tila: asiakirja, tosite, maksuerä ja tulorekisteri-ilmoituksen valmistelu. Tallentaminen ei maksa palkkaa eikä lähetä ilmoitusta.

Kesken jäänyt palkka. Palkkaa ei tarvitse laskea kerralla valmiiksi: Tallenna luonnos tallentaa lomakkeen keskeneräiseksi palkaksi, jota voit jatkaa myöhemmin (luku 25.3a).

Luvut euroina ja prosentteina. Summat kirjoitetaan euroina, esimerkiksi 1234,56 tai 1234.56. Desimaalierottimena käy pilkku tai piste, senttejä voi olla enintään kaksi, eikä lukuun kirjoiteta välilyöntejä, tuhaterottimia eikä euromerkkiä. Ennakonpidätys ja maksut kirjoitetaan prosentteina ilman prosenttimerkkiä: enintään neljä desimaalia ja enintään 100. Tyhjää kenttää ei lueta nollaksi, ja nolla on luku, jonka kirjoitat tarkoituksella. Luku, jota ei voi lukea täsmälleen, hylätään nimeltä ja jätetään kenttään sellaisena kuin kirjoitit sen: ohjelma ei pyöristä, ei korjaa eikä arvaa. Laskenta tehdään edelleen sentteinä ja osuuksina, joten muunnos ei muuta yhtään laskelman lukua.

Lähtötiedot tallennetaan laskelman kanssa. Kun uusi laskelma tallennetaan tässä palkka-ajon näkymässä, sen sinettiin sidotaan sen lähtötiedot: palkkarivit, ennakonpidätyksen osuus, maksut osuuksineen, palkkaperusteiden tunnus, lähde ja vastuuhenkilö. Niistä laskelma lasketaan uudelleen täsmälleen samaksi, eikä niitä voi muuttaa, poistaa tai siirtää toiselle laskelmalle huomaamatta. Laskelmalla, joka on sinetöity ilman lähtötietoja — ennen tätä näkymää tai muuta kautta — niitä ei ole, ja se sanoo sen suoraan: puuttuvaa lähdettä ei päätellä summista eikä lisätä jälkikäteen. Jos sama laskelma tallennetaan uudelleen toisella lähteellä, toisella vastuuhenkilöllä tai toisella ennakonpidätyksen osuudella, tallennus kieltäytyy, tallennetut tiedot säilyvät eikä toista maksettavaa synny.

Ohjelmisto ei tiedä eikä arvaa yhtään prosenttia. Se ei lue prosentteja koodista eikä oleta nykyasetuksia historian puolesta. Jokainen puuttuva luku johtaa nimettyyn kieltäytymiseen: näytölle tulee lukema ”… puuttuu. Kirjanpito.io ei tiedä sitä eikä arvaa sitä”, eikä mitään kirjata. Aritmetiikka on ohjelmiston, vastuu luvuista on sinun — kuten se oli taulukkolaskennassakin.

Sinetöinti ja kirjaus ovat yksi tapahtuma. Kumpikin onnistuu tai ei kumpaakaan: sinetöity mutta kirjaamaton palkkalaskelma — tai päinvastoin — on tila, jota kukaan ei pyytänyt eikä kukaan huomaisi, joten sitä ei voi syntyä.

Kaksi asiaa, jotka kannattaa tietää laskelmasta:

• Palkkalaskelma on muuttumaton. Kun se on vahvistettu, sitä ei voi muuttaa: korjaus on uusi palkkalaskelma, ei ylikirjoitus. Laskelma on sinetöity kahdesti — omalla tiivisteellään ja sidoksella siihen tietueeseen, jossa se sijaitsee, joten myöskään toisen henkilön laskelmaa ei voi siirtää tämän kohdalle huomaamatta.
• Sama palkkalaskelma ei voi kirjautua kahdesti. Kirjauksen tunniste johdetaan laskelman tiivisteestä, joten tuplakirjaus on rakenteellisesti mahdoton. Jos laskelma muuttuu, se on eri laskelma ja kirjautuu omana tositteenaan — vanha oikaistaan.

Mitä palkka-ajo ei tee. Se ei laske luontoisetuja, poissaoloja, lomapalkkaa eikä työehtosopimuksen kerroksia, eikä se aja montaa työntekijää kerralla. Se ei lähetä palkkalaskelmaa työntekijälle eikä ilmoita mitään tulorekisteriin. Nämä kuuluvat yhä sinulle tai palkanlaskennalle.

Käyttöönotto. Palkat ottaa käyttöön yrityksen omistaja näytöllä Palkkojen käyttöönotto (luku 25.0). Palkat ovat kehitysvaiheessa: Toiminnot-sivulla niiden tila on «Työn alla» (mitä tilamerkinnät tarkoittavat). Palkan maksu pankissa ja tulorekisteri-ilmoitukset tehdään edelleen muualla.

25.3a Keskeneräiset palkat: tallenna kesken ja jatka myöhemmin

Palkkaa ei tarvitse laskea kerralla valmiiksi. Palkka-ajon lomakkeen Tallenna luonnos tallentaa lomakkeen keskeneräiseksi palkaksi sellaisenaan, vaikka tietoja vielä puuttuisi: puuttuva kausi, summa, tili tai vastuuhenkilö ei estä tallentamista. Jokainen kenttä tallentuu täsmälleen niin kuin kirjoitit sen — pilkut, välilyönnit ja tyhjät rivit mukaan lukien — eikä mitään korjata tai täydennetä puolestasi.

Tallentaminen ei tee mitään muuta. Se ei laske palkkaa, ei tallenna palkkalaskelmaa, ei kirjaa kirjanpitoon, ei varaa tositenumeroa, ei maksa eikä ilmoita mitään. Keskeneräinen palkka ei ole palkkalaskelma.

Mistä keskeneräiset palkat löytyvät.

• Palkka-ajon näytön luettelo Keskeneräiset palkat: uusin ensin, ja jokaisesta työntekijä, kausi, tallennusaika, tallentaja ja versio sekä Jatka.
• Sivupalkin kohta Keskeneräiset palkat.
• Kirjanpidon Kuukauden avoimet asiat -näkymän palkkakohta: keskeneräiset palkat, joiden kausi osuu kuukauteen, näkyvät palkkalaskelmien rinnalla, eikä niitä lasketa tallennetuiksi palkkalaskelmiksi.
• Palkkojen käyttöönotto -näytön viides vaihe (luku 25.0).

Keskeneräiset palkat näkee ja niitä käsittelee vain henkilö, jolla on palkkatietojen katselu- ja hallintaoikeus (palkkojen käsittelijä, luku 25.0). Kirjanpidon tai omistajan oikeudet eivät yksin riitä, eikä keskeneräisiä palkkoja näytetä toisen roolin esikatselussa. Jokainen avaaminen kirjataan käyttölokiin.

Jatkaminen. Jatka avaa palkan lomakkeelle täsmälleen tallennetussa muodossa, myös uloskirjautumisen jälkeen tai toisella laitteella. Lomakkeen yläpuolella lukee, kenen palkasta on kyse, mikä versio lomakkeella on, kuka sen tallensi ja milloin, sekä yksi seuraava tehtävä — esimerkiksi mikä tieto vielä puuttuu. Kun muutat lomaketta, näytölle tulee huomautus tallentamattomista muutoksista; voit tallentaa ne painamalla Tallenna luonnos. Päivä, joka ei vielä ole oikea päivä, esimerkiksi 2026-03-, näytetään tekstinä sellaisenaan korjattavaksi.

Versiot. Jokainen tallennus on uusi versio, eikä vanhaa versiota muuteta tai poisteta. Tallennetut versiot kertoo, kuka tallensi minkäkin version ja milloin, ja vanhemman version voi avata. Kun tallennat vanhemmasta versiosta, siitä tulee uusin versio. Sama tallennus toistettuna — esimerkiksi kaksoisnapsautus tai uudelleenlähetys verkkokatkon jälkeen — ei tee uutta versiota, eikä myöskään tallennus, jossa mikään ei muuttunut.

Kaksi käsittelijää samaan aikaan. Jos joku muu on tallentanut palkasta uudemman version sen jälkeen, kun avasit sen, tallennuksesi ei korvaa hänen versiotaan. Näytölle tulee kertomus siitä, kuka tallensi minkä version ja milloin, ja omat muutoksesi jäävät lomakkeelle. Voit avata uusimman version, jolloin omat muutoksesi jäävät pois, tai tallentaa omat muutoksesi uusimmaksi versioksi, jolloin toisen tallentama versio säilyy versioiden joukossa.

Tarkistus aina uudelleen. Avattaessa, laskettaessa ja palkkalaskelmaksi tallennettaessa tarkistetaan uudelleen, onko sinulla yhä palkkatietojen oikeudet, onko työsuhde yhä voimassa ja saman henkilön, ovatko palkan lähtötiedot — palkkaperuste, työtunnit, verokortti ja työsuhteen ehdot — muuttuneet tallennuksen jälkeen, ja ovatko tallennetut tilit ja tilikausi yhä valittavissa. Muutos kerrotaan lomakkeen yläpuolella, eikä tallennettuja arvoja muuteta. Tallennettu luonnos ei ole hyväksyntä: palkka lasketaan ja tarkistetaan aina uudelleen. Verokorttia tai työsuhteen ehtoja ei vaadita sen takia, että palkka on tallennettu keskeneräisenä; palkan voi laskea omilla luvuillasi kuten ennenkin.

Palkkalaskelmaksi. Keskeneräisessä palkassa Laske ja tarkista tallentaa ensin lomakkeen uudeksi versioksi ja laskee palkan juuri siitä versiosta, ja tarkistus kertoo, mistä versiosta laskelma on tehty. Sinetöi ja kirjaa kirjanpitoon tekee palkkalaskelman täsmälleen tarkistetusta versiosta tavalliseen tapaan (luku 25.3): sinetöinti ja kirjaus yhdessä tai ei kumpaakaan. Jos palkkaan on sillä välin tallennettu uudempi versio tai sen lähtötiedot ovat muuttuneet, tallennus kieltäytyy ja pyytää laskemaan uudelleen. Onnistuneen tallennuksen jälkeen keskeneräinen palkka poistuu luettelosta, ja sen omalla näytöllä on linkki valmiiseen palkkalaskelmaan. Sama tallennus toistettuna palauttaa saman palkkalaskelman eikä tee toista.

Rajat. Keskeneräistä palkkaa ei voi poistaa; se pysyy luettelossa, kunnes siitä tehdään palkkalaskelma. Valmista palkkalaskelmaa ei jatketa keskeneräisenä, vaan korjaus tehdään oikaisuna palkkalaskelmalta. Luettelossa näkyy kerrallaan 50 keskeneräistä palkkaa ja versioita 20 kerrallaan; loput löytyvät sivujen linkeistä.

25.3b Palkkalaskelma asiakirjana työntekijälle

Työntekijällä on oikeus saada palkkalaskelma. Kirjanpito.io tekee siitä asiakirjan, mutta ei lähetä sitä kenellekään — luovutus on työnantajan teko.

Mistä sen saa. Kun palkka-ajo on sinetöity ja kirjattu, palkka-ajon näyttö tarjoaa kaksi linkkiä: Lataa PDF-tiedostona ja avaa selaimessa. Myöhemmin sama asiakirja löytyy palkka-ajon näytön palkkalaskelmarekisteristä (linkki Tallennetut palkkalaskelmat): rivin laskelmanumero avaa asiakirjan, ja Näytä tila avaa laskelman tilan — tositteen, maksuerän ja ilmoituksen valmistelun — jossa ovat myös Avaa palkkalaskelma ja Lataa PDF. Numeroa ei tarvitse muistaa. Asiakirjan selainversiossa on linkki takaisin samaan laskelmaan palkka-ajossa; tulosteessa ja PDF-tiedostossa linkkiä ei ole.

Asiakirja on sinetöity laskelma, ei uusi laskelma. Se tulostetaan sinetöidystä laskelmasta sellaisenaan: mitään lukua ei lasketa uudelleen sitä varten, eikä paperilla ole yhtään summaa, jota sinetöity laskelma ei sisällä. Asiakirja kantaa laskelman oman tiivisteen, joten sen voi todeta samaksi laskelmaksi kuin kirjanpidossa oleva tosite. Jokaisen euromäärän vieressä näkyy myös senttimäärä kokonaislukuna, joten esitystapa ei voi peittää todellista lukua.

Jos jokin puuttuu, asiakirjaa ei muodosteta. Puuttuvasta tiedosta kieltäydytään nimeltä sen sijaan että paperille jäisi tyhjä kohta — tyhjä kohta palkkalaskelmalla luetaan nollaksi, ja nolla on väite jonkun palkasta. Tämä koskee myös yrityksen nimeä: ilman sitä asiakirjaan ei saada työnantajaa, eikä Kirjanpito.io keksi sitä. Täydennä yrityksen nimi asetuksissa ennen ensimmäistä palkka-ajoa.

Mitä asiakirjassa on. Työntekijän tunnus sellaisena kuin se on sinetöidyssä laskelmassa, palkkakausi, bruttopalkka, veronalainen palkka, ennakonpidätys, palkasta perittävät maksut erikseen, vähennykset yhteensä ja nettopalkka. Työnantajan maksut kerrotaan omassa taulukossaan, koska ne eivät vähennä nettopalkkaa mutta kuuluvat palkan kokonaiskustannukseen. Lopussa on tiiviste ja palkkaperusteiden tunnus.

Työntekijän nimi. Kun palkka-ajossa on valittu työsuhde, asiakirjalla on työntekijän nimi henkilöstötiedoista tunnuksen rinnalla. Ilman valittua työsuhdetta asiakirjalla on vain se tunnus, jonka annoit palkka-ajossa. Työnantajan nimi luetaan yrityksen omista tiedoista, ja asiakirja sanoo sen itse — se ei ole osa sinettiä.

Sähköpostia ei ole. Kirjanpito.io ei säilytä työntekijän sähköpostiosoitetta eikä suostumusta sen käyttöön, joten laskelmaa ei voi lähettää Kirjanpito.io:sta. Jos sähköinen toimitus otetaan joskus käyttöön, se vaatii ensin päätöksen siitä, mihin osoite talletetaan ja millä perusteella — se on tietosuojapäätös, ei tulostustekniikkaa.

25.3c Hyväksytty työaika tuntipalkan perusteeksi

Tuntipalkkaisen työntekijän hyväksytyt tuntikirjaukset voi kirjata palkka-ajon työtunneiksi ilman uudelleenkirjoittamista. Kirjaus, korvaus ja palkkarivin täyttö tehdään omilla painikkeillaan.

1. Linkitä palkkahenkilö kerran. Avaa Palkkailmoitukset-sivun näkymä Henkilöt ja työsuhteet. Henkilön kohdalla lukee «Ei linkitetty käyttäjätiliin». Valitse Työntekijän käyttäjätili ja paina Tarkista linkitys. Tarkista näytöltä sekä henkilö että tili ja paina Vahvista linkitys. Linkitys ei anna työntekijälle oikeutta palkkatietoihin, eikä sitä voi vielä vaihtaa tai poistaa tästä näkymästä.
2. Tarkista hyväksytty työaika. Valitse palkka-ajossa työsuhde ja kausi ja paina Jatka. Vaiheessa Palkka ja perusteet, korttien Palkkaperuste ja Kaudelle kirjatut työtunnit alla, kortti Hyväksytty työaika tuntikirjauksista näyttää kauden hyväksytyn työajan tunteina ja minuutteina, esimerkiksi «7 h 37 min». Hyväksyntää odottavat ja hylätyt kirjaukset näkyvät erikseen, eivätkä ne tule mukaan. Jos mukana on vanhoja tuntikirjauksia ilman minuutteja tai päivä, jota ei voi sijoittaa kaudelle, kortti sanoo sen, eikä työaikaa voi kirjata.
3. Kirjaa. Kirjaa hyväksytty työaika palkkatietoihin tallentaa juuri tarkistamasi työajan kauden työtunneiksi. Kortti Kaudelle kirjatut työtunnit näyttää sen jälkeen ajan «(hyväksytty työaika minuutteina)» ja siitä syntyvän tuntipalkkarivin.
4. Täytä palkkarivi itse. Kirjoita tuntipalkkarivi lomakkeeseen vie rivin lomakkeelle. Summa on tuntihinta × minuutit / 60, ja se pyöristetään senttiin kerran koko kaudelle. Voit muuttaa riviä ennen laskemista.
5. Jos työaika muuttuu kirjaamisen jälkeen. Kun kauden tuntikirjauksia hyväksytään myöhemmin lisää tai jokin muuttuu, kortti näyttää «Hyväksytty työaika on muuttunut kirjauksen jälkeen» ja nimeää lisätyt, poistuneet ja muuttuneet kirjaukset. Kirjausta ei muuteta itsestään. Kirjoita Korvauksen syy ja paina Korvaa kirjaus hyväksytyllä työajalla. Täytä palkkarivi sen jälkeen uudelleen (vaihe 4).

Mitä tämä ei muuta. Kuukausipalkkaa: kortti sanoo «Kaudella on kuukausipalkka», eikä työaikaa kirjata tunneiksi. Työaikasaldo ei muuta palkkaa, eivätkä myöhemmin hyväksytyt tunnit lisää palkkaa ilman korvausta. Palkan maksu ja tulorekisteri-ilmoitus tehdään edelleen muualla.

25.4 Palkanmaksun kirjaaminen

Yksi palkkajakso kirjataan tyypillisesti kahtena tai kolmena tositteena. Palkkakirjaus (bruttopalkat ja niistä syntyvät velat):

Työnantajan sivukulut omana tositteenaan:

Tilitykset (verottajalle ja vakuutusyhtiölle) kirjataan maksettaessa: velkatili debet, pankkitili kredit. Velan pitää nollautua — jos ennakonpidätysvelka kasvaa kuukaudesta toiseen, jokin tilitys on jäänyt tekemättä tai kirjaamatta.

25.5 Mitä kuukausittain tarkistetaan

1. Avaa palkkakauden yhteenveto (Palkkayhteenveto-raportti). Se kokoaa kauden bruttopalkat, ennakonpidätykset, työntekijän ja työnantajan maksut sekä maksettavat nettopalkat — suoraan kirjanpidon tositteista, ei palkanlaskennasta. Juuri siksi se kelpaa täsmäytykseen: jos palkanlaskenta ja kirjanpito eroavat, ero näkyy.
2. Vertaa lukuja palkanlaskennan omaan raporttiin.
3. Velkatilit nollautuvat tilitysten jälkeen.
4. Tulorekisteri-ilmoitukset on annettu (tarkista palkanlaskennalta).

Huomaa mitä palkkayhteenveto ei ole: se ei ole palkkakortti eikä palkkaerittely, eikä se kerro mitä kenellekin on maksettu. Se kertoo mitä kirjanpitoon on viety. Palkkakirjanpito on palkkahallinnon puolella.

Malliyrityksen demossa palkat on laskettu ulkoisessa palkkahallinnon palvelussa ja tuotu kirjanpitoon valmiina palkkakirjauksena. Alla oleva jako on synteettinen esimerkkiaineisto: se ei ole väite suomalaisista lakisääteisistä prosenttiosuuksista, vaan näkyvä tapa näyttää, miten bruttopalkka, pidätykset ja nettopalkka täsmäävät kirjanpidossa.

Palkkavelat on myös maksettu ja tilitetty esimerkkikaudella: nettopalkka vähentää palkkavelkaa ja pankkia, pidätykset sekä työntekijältä perityt maksut vähentävät omia velkatilejään ja pankkia. Siksi tilikauden lopussa Malliyrityksen palkkavelat ovat nolla, vaikka palkkayhteenveto näyttää kauden palkkatapahtumat.

25.5b Palkanlaskennan perusta: henkilö, työsuhde ja voimassaolopäivätyt ehdot

Palkanlaskennan houkuttelevin aloituskohta on laskenta, ja se on viimeinen turvallinen osa. Laskentakone laskee oikein siitä, mitä sille annetaan — ja mitä sille annetaan, on henkilö, työsuhde, sinä päivänä voimassa olleet ehdot, verokortti ja poissaolot. Siksi ne on rakennettu ensin. Laskenta on nyt avattu omalta näytöltä, mutta vain sinun antamillesi luvuille: ohjelmisto ei täydennä puuttuvaa ehtoa, verokorttia eikä poissaoloa puolestasi (luku 25.3).

Henkilö, työsuhde ja työehdot kirjataan Palkkailmoitukset-sivun Henkilöt ja työsuhteet -näkymässä. Kirjaus vaatii palkkatietojen hallintaoikeuden ja kirjattavan käyttötarkoituksen. Näkymä ei laske palkkaa, hyväksy palkka-ajoa, muodosta maksua eikä valmistele Tulorekisteri-ilmoitusta. Samalta sivulta näkyy se, mikä ehto on voimassa ja mistä paketista se tuli (näkymä Syöteaineisto), ja verokorteilla, eduilla ja poissaoloilla on omat todisterekisterinsä samalla sivulla — ne ovat eri asia kuin työsuhteen ehdot.

Henkilö ei ole käyttäjätili. Käyttäjä on kirjautuminen; henkilö on ihminen, jonka yritys palkkaa, joka ei ehkä koskaan kirjaudu mihinkään, ja jolla voi olla useita työsuhteita peräkkäin tai eri työnantajiin samassa työtilassa. Ne ovat eri asioita ja eri tauluja — juuri se estää palkkatietojen vuotamisen tavallisen käyttäjäprofiilin kautta.

Palkkatiedoilla on omat oikeutensa. payroll.person.view ja payroll.person.manage eivät sisälly kirjanpito-oikeuksiin: kirjanpitäjällä, joka hoitaa tilikarttaa, ei ole automaattisesti asiaa kenenkään työsuhteen ehtoihin. Jokainen luku ja kirjoitus kirjautuu lokiin käyttötarkoituksineen — "kuka katsoi" ilman "miksi" vastaa kysymyksen väärään puoliskoon — eikä lokia voi muokata.

Henkilötunnusta ei tallenneta. Kentässä on viittaus siihen, missä tunnistetiedot pidetään. Tämä versio ei tarvitse tunnusta, ja henkilötieto jota ei tarvita mutta joka tallennetaan, on henkilötieto varmuuskopiossa jota kukaan ei suunnitellut. Tunnukselta näyttävä arvo hylätään.

Ehdot ovat voimassaolopäivätyt, eikä niitä muokata. Palkankorotus on uusi rivi, joka sulkee edellisen. Maaliskuun uudelleenlaskenta näkee maaliskuun palkan vielä heinäkuun korotuksen jälkeenkin. Jos ehtoja päivitettäisiin paikalleen, jokainen vanha palkkalaskelma muuttuisi toistokelvottomaksi eikä mikään lopputuloksessa näyttäisi väärältä.

Mistä palkkaehto tulee — ja miksi se kerrotaan

Palkkaehdot tulevat viideltä tasolta, ja vaarallinen versio tästä on se, jossa luku ilmestyy eikä kukaan osaa sanoa mistä. Ratkaisu kulkee järjestyksessä ja kertoo aina, mikä kerros voitti ja mistä paketista:

1. LAKI (jurisdiction)   pakottava; alempi kerros ei voi ohittaa
2. TES / sopimus         alan taso
3. TYÖNANTAJA            saa parantaa TES:ää
4. TYÖSUHDE              saa parantaa edelleen
5. KÄSIN ANNETTU         yksittäistapaus, kirjattuna

Kaksi lakia tekevät kerrostamisesta turvallisen:

1. Lakisääteistä ehtoa ei voi ohittaa alempaa. Jos työnantajapaketti tai käsin annettu poikkeus yrittää asettaa saman avaimen, ratkaisu kieltäytyy ja nimeää yrittäjän. Yritys ei sovi lakia toisin — ja se estetään tässä, ei katselmuksessa.
2. TES-arvon saa ylittää, mutta ylitys näkyy. Minimiä parempi palkka on täysin sallittu ja tavallinen. Vastaus kertoo silloin sekä voimassa olevan arvon että sen TES-arvon, josta poikettiin, joten kysymykseen "miksi tämä eroaa työehtosopimuksesta" on aina vastaus.

Kirjanpito.io ei tulkitse työehtosopimusta tekstistä: sopimuksen sanamuotoa ei muuteta automaattisesti laskentasäännöiksi. Paketin kirjoittaa ja katselmoi ihminen; ohjelmisto lukee vain ne avaimet, jotka siinä lukevat, ja kieltäytyy ilman hyväksyttyä aineistoa. Luonnos ei ratkaise kenenkään palkkaa.

Syötteen tilannekuvat

Kaudelle voi kirjata muuttumattomia tilannekuvia: verokortti, luontoisedut, kustannusten korvaukset, poissaolot, lomat ja vakuutustiedot, kukin lähdeviitteineen. Tilannekuva ei ole laskenta: sisältöä ei tulkita, vaan se säilytetään sellaisena kuin se oli, jotta palkkalaskelma on toistettavissa vuosien päästä. Samat tiedot kahdesti on sama tietue; eri tiedot ovat uusi tietue, ei muokkaus.

Mistä palkan lakisääteinen lähtöaineisto tulee ja kuka sen hyväksyy

Palkan prosentit eivät ole oma erillinen tiedostonsa. Ne ovat lainsäädäntökerroksen ehtoja, samassa kerrospinossa kuin kaikki muutkin palkkaehdot, ja siksi jokainen laskennan käyttämä luku kantaa saman perustelun: mistä kerroksesta ja mistä paketista se tuli. Vaihtoehto olisi ollut säilyttää prosentit erikseen, mutta silloin laskennan luvut olisivat olleet ainoat, joista ei voi kysyä "mistä tämä tuli".

Laskentakoneen tarvitsema tarkistettu lähtöaineisto johdetaan kerroksesta: ohjelmisto lukee ennakonpidätyksen ja sivukulut, tarkistaa että ne on merkitty lakisääteisiksi, ja kokoaa niistä sen muodon, jonka laskentakone jo osaa tarkistaa. Yritys nimeää oletusaineistonsa asetuksella accounting.templates.payroll_ruleset; yksittäinen työsuhde voi nimetä oman.

Palkan lakisääteisellä sisällöllä on oma katselmoijansa. Tilikartan, tilinpäätöskaavan ja alv-kohdekartan hyväksyntä vaatii kirjanpitäjän katselmusviitteen. Ennakonpidätysprosentti ei ole kirjanpitäjän ammattialuetta, ja kirjanpitäjän allekirjoituksen hyväksyminen sen portiksi tarkoittaisi, että yhden ammatin kannanotto korvaa toisen asiantuntemuksen — mahdollisesti ilman että allekirjoittaja tietää tulleensa asetetuksi palkkahallinnon vastuuseen. Siksi lakisääteinen palkkapaketti vaatii oman palkkahallinnon katselmusviitteensä, ja jokainen lakisääteinen pakettilaji kertoo erikseen, minkä katselmuksen se vaatii.

Työnjako etukäteen

Palkan laskee, tarkistaa ja tallentaa palkkojen käsittelijä palkka-ajossa. Maksuerän hyväksyntä on erillinen teko, ja sitä ohjaa yrityksen eriyttämissääntö. Oletuksena maksuerää ei voi hyväksyä sama henkilö, joka sen kokosi. Poikkeus on henkilö, jolla on yrityksessä voimassa oleva omistajan tai adminin rooli: hänen hyväksyntänsä sallitaan, ja keskittymä kirjataan: maksuerässä näkyy pysyvä merkintä «Oma katselmus». Palkkatietojen käsittelyoikeus tarvitaan joka tapauksessa. Ohjelmiston rooli ei kerro, kenellä on oikeus allekirjoittaa tai hyväksyä maksuja yrityksen puolesta.

25.5c Ilmoitusten lähetysjono

Ilmoituksen antaminen viranomaiselle ei ole palkanmaksun sivuvaikutus. Jos se olisi, epäonnistunut tai kesken jäänyt ilmoitus olisi näkymätön: palkat näyttäisivät maksetuilta, ilmoitusta ei olisi, eikä kukaan huomaisi ennen kuin määräaika olisi mennyt. Siksi ilmoitus on jonossa oleva asia, jolla on tila — sellainen, jonka voi laskea, jota voi jahdata ja jonka voi täsmäyttää.

Kirjanpito.io ei lähetä mitään. Ohjelmistossa ei ole verkkokutsua, varmennetta eikä päätepistettä. Jokainen ulkoinen teko on todiste siitä, että ihminen teki jotain muualla: hän lähetti sen, ja tässä on viite; viranomainen vastasi, ja tässä on kuittaus.

Elinkaari:

Tila johdetaan tapahtumista, eikä sitä ole tallennettu mihinkään. Tämä on tarkoituksellista: tilakenttä on jotain, jota voi päivittää, ja päivitettävä tila lakisääteisen ilmoituksen todisteessa tarkoittaisi, että hylätyn ilmoituksen voi hiljaa merkitä hyväksytyksi eikä erosta jäisi jälkeä. Johdettua tilaa ei voi muokata, koska sitä ei ole kirjoitettu mihinkään.

Valmistelija saa katselmoida oman ilmoituksensa, mutta ilmoitus kertoo sen itse. Katselmus kertoo, että joku on katsonut tämän ja ottaa siitä vastuun. Toimitusjohtaja, joka allekirjoittaa oman työnsä, antaa aidon vahvistuksen — se on vain heikompi kuin toisen ihmisen tekemä tarkastus. Siksi Kirjanpito.io ei kiellä sitä vaan merkitsee sen: ilmoituslistalla lukee "oma", ja itse katselmoiduista ilmoituksista on oma listansa. Näin ero näkyy vielä vuosien päästä, kun kukaan ei enää muista ketkä olivat töissä.

Kielto olisi tarkoittanut, että yhden hengen yhtiö — käyttöohjeen oma profiili P1 — ei olisi voinut lähettää yhtäkään ilmoitusta. Jos yritys haluaa vaatia toisen henkilön, asetus security.separation_of_duties_mode = block tekee sen; omistaja ja admin läpäisevät senkin.

Korjaus ja mitätöinti ovat uusia tietueita, jotka linkittyvät siihen ilmoitukseen jonka ne korvaavat. Alkuperäinen säilyy täsmälleen sellaisena kuin se lähetettiin. Vain jo lähetetyn ilmoituksen voi korvata — keskeneräinen korjataan paikallaan ennen lähtöä — ja korvaavan on käytettävä samaa ilmoituspakettia: eri paketista johtuva ero ei ole korjaus vaan eri asiakirja samalla viitteellä. Korjauksen ja mitätöinnin kirjaamista ei tänään tehdä lainkaan: sille ei ole omaa näkymää — ja lähetysjonon näkymä näyttää tuloksen mutta ei ota sitä vastaan.

Täsmäytysnäkymä vastaa koko kysymykseen: mitä on valmisteltu, mikä odottaa katselmusta, mikä odottaa ihmisen lähetystä, mikä on lähetetty, mikä hyväksytty, mikä hylätty ja vaatii korjausilmoituksen, ja mikä on jo korjattu tai mitätöity. Jono jota ei voi laskea on juuri se ongelma, jonka takia tämä rakennettiin.

Tulorekisterin oikea tietosisältö odottaa katselmusta. Koneisto toimii synteettisillä paketeilla; oikea tietosisältö, koodit, määräajat ja varmenteet ovat lakisääteistä sisältöä, joka odottaa lähdetarkistusta ja palkkahallinnon katselmusta.

25.5d Ilmoituspaketin lähdeaineisto ja katselmus

Ilmoituspaketti on täsmälleen niin luotettava kuin sen taustalla olevat asiakirjat. Aiemmin paketilla oli yksi vapaamuotoinen lähdeviite: riittää sanomaan "tämä on jostain", ei riitä katselmoitavaksi.

Jokaisella paketilla on nyt lähdeluettelo. Yksi rivi per asiakirja: julkaisuosoite, otsikko, julkaisijan oma versio ja vuosi, mitä ajanjaksoa asiakirja koskee, milloin se haettiin, sen tiiviste sellaisena kuin katselmoija sen näki — ja mitä katselmoija siitä päätteli. Viittaus ilman luettua on linkki, ei todiste, joten tyhjä huomio hylätään. Luettelo on vain lisättävä: uusi haku samasta osoitteesta on uusi rivi, jotta jälki kertoo mitä uskottiin ja milloin.

Kirjanpito.io ei hae mitään. Ohjelmistossa ei ole verkkokutsua tähänkään: jokaisen rivin kirjoittaa ihminen, joka on lukenut asiakirjan.

Runko on katselmusaineistoa, ei sisältöä. Kutakin kuutta ilmoituslajia varten voi rekisteröidä rungon, joka kertoo vain minkä ilmoituksen se koskee ja mikä sen virallinen nimi on. Runko ei sisällä yhtään kenttää, koodia tai määräaikaa — eikä sellaisia kirjoiteta muistista, koska uskottavan näköinen väärä koodi lakisääteisessä ilmoituksessa on pahempi kuin tyhjä: se lähtee. Runkoa ei voi koskaan hyväksyä. Juuri siksi rungon saa luoda skriptillä: se ei voi päätyä käyttöön.

Hyväksyntä vaatii siis kolme asiaa, joista yksikään ei ole ohjelmiston tehtävä: kentät jotka on selvitetty lähteestä, vähintään yksi kirjattu lähdeasiakirja, ja palkkahallinnon katselmusviite. Näidenkin edellä on sama luontiteko kuin muilla aineistoilla: aineistoluonnoksen julkaisunäyttö on Kirjanpito.io:n oma ylläpitonäkymä (luku 22).

Paketti valitaan kauden mukaan, ei "uusimpana". Tulorekisterin sisältö muuttuu vuosittain, ja vuoden 2026 kausi on ilmoitettava vuoden 2026 muodossa myös silloin kun sitä korjataan 2028. Siksi paketti kertoo minkä ajanjakson se kattaa, ja ratkaisu tehdään maksupäivän perusteella. Jos kaksi vahvistettua versiota väittäisi kattavansa saman päivän, kumpaakaan ei käytetä — muuten valinta riippuisi rivijärjestyksestä.

Katselmoijan paketti kokoaa yhteen sen, mitä katselmoija tarvitsee: mitkä paketit ovat olemassa ja missä tilassa, mitä lähdeasiakirjoja kunkin takana on huomioineen, mitä puuttuu ennen kuin paketin voisi hyväksyä, mitä Kirjanpito.io ei tee, ja mitkä tapaukset katselmoijan on hyväksyttävä ennen kuin mihinkään voi luottaa — tavallinen palkanmaksu, korjaus, mitätöinti, vuodenvaihde ja hylätty vastaus. Katselmus, joka alkaa sillä että selvitetään mitä pitäisi katselmoida, ei ala.

Kaikki tämä näkyy sivulla Palkkailmoitukset (näkymä Ilmoituspaketit ja katselmus). Kuvassa kaikki kuusi ilmoituslajia ovat runkoina: hyväksyttyjä paketteja on nolla, ja jokaisen rivin Puuttuu-sarake kertoo täsmälleen mitä ennen kuin sen voisi hyväksyä.

25.5e Palkkojen maksuerä ja kolmen suunnan täsmäytys

Nettopalkka on se palkanlaskennan luku, joka lähtee yrityksestä rahana. Siksi kolmen luvun on täsmättävä jälkikäteen: mitä palkkalaskelmat sanovat velaksi, mitä kirjanpitoon kirjattiin palkkavelaksi ja mitä pankista oikeasti lähti.

Kirjanpito.io ei maksa kenellekään. Ohjelmistossa ei ole pankkiyhteyttä, maksuaineiston muodostusta, varmenteita eikä maksurajapintaa. Maksuerä on yrityksen oma, suunniteltuja maksuja koskeva erä: nämä laskelmat, nämä summat, tämä eräpäivä. Maksun tekee ihminen pankissa, ja se palaa tänne todisteena.

Rahan lähtemiseen halutaan toinen pari silmiä, mutta yhden hengen yhtiössä sellaista ei ole. Kirjanpito.io ei siksi kiellä oman erän hyväksymistä — se kirjaa sen. Merkintä näkyy erän tositteella, täsmäytysnäkymässä ja käyttölokissa, eikä sitä voi laskea pois jälkikäteen. Yritys, joka haluaa vaatia kaksi henkilöä, asettaa security.separation_of_duties_mode arvoon block; omistaja ja admin läpäisevät senkin.

Oma hyväksyntä ei ole täsmäytysero. Luvut voivat täsmätä täydellisesti ja erä olla silti yhden ihmisen hyväksymä. Nämä ovat kaksi eri asiaa, ja ne näytetään erikseen, jottei kumpaakaan luettaisi toisena.

Viimeinen kohta on tärkeä: maksettua summaa ei oleteta erän summaksi. Pankki voi maksaa osan, ja oletus on juuri se tapa, jolla osasuoritus katoaa näkyvistä. Sama erä voi saada useita maksutapahtumia, ja ne lasketaan yhteen — yhdellä ajolla voi olla kaksi tilisiirtoa.

Täsmäytys ei koskaan kuittaa itseään. Jos kolme lukua eivät täsmää, tulos on auki, ero ja sen suunta kerrottuna, eikä ohjelmistossa ole yhtään toimintoa joka merkitsisi eron ratkaistuksi. Automaattinen kuittaus on tapa, jolla oikealle ihmiselle maksettu alisuoritus muuttuu näkymättömäksi. Kaksi rehellistä vastausta ovat "nämä täsmäävät" ja "eivät täsmää, ero on tämän suuruinen".

Jos kirjanpitoon ei ole kirjattu palkkoja lainkaan, se on ero — ei hiljainen yhteisymmärrys.

Korjaus on uusi erä, joka linkittyy korvattavaan. Alkuperäinen säilyy sinetteineen sellaisena kuin se hyväksyttiin, ja sen alkuperäinen kokoonpano jää historiaan.

Erän vaiheet tehdään omalta näytöltään. Kokoa erä vahvistetuista palkkalaskelmista, katselmoi ja hyväksy se sekä kirjaa siihen maksutieto viitteineen — kaikki samalta näytöltä. Ehdolla olevien palkkalaskelmien luettelo on sivutettu, ja myös vanhemmat kaudet löytyvät siitä.

Sivua vaihtaessa tekemäsi valinnat tyhjentyvät.

Maksuerien ja maksutietojen käsittelyssä on seuraavat tarkistukset:

• Sama palkkalaskelma ei voi kuulua kahteen yhtaikaa voimassa olevaan erään. Tarkistus tehdään tallennushetkellä lukituksen kanssa, joten kaksi yhtaikaista kokoamista ei vie samaa laskelmaa kumpaankin erään. Korjatun erän vanha jäsenyys säilyy historiassa; rajaus koskee voimassa olevia eriä.
• Saman maksuviitteen kirjaaminen samalle erälle uudelleen torjutaan. Tämä on erän sisäinen kaksoiskirjauksen esto, ei pankin tapahtuman tunnistamista: ohjelmisto ei tiedä, mitä pankissa oikeasti tapahtui. Eri viitteillä sama erä voi saada monta maksutietoa, ja ne lasketaan yhteen.

Näyttö ei väitä tietävänsä pankkitilin tilannetta. Se kertoo, mitä erälle on kirjattu todisteeksi ja mitä kirjanpitoon on kirjattu. Kumpikaan ei ole tieto tilin saldosta, eikä ohjelmistossa ole pankkiyhteyttä.

Korjauslomake avautuu erän omalta näytöltä. Korvattavan erän alkuperäiset laskelmat palaavat siinä valituiksi, myös jos poistit niiden valinnan edellisellä sivulla. Käy valinnat siis läpi, älä oleta niitä.

Korjausketjun summia ei esitetä maksamatta olevana saldona. Ketjun erotus kertoo vain sen, paljonko erien yhteissummien ja kirjattujen maksutietojen välillä on eroa. Se ei kerro, mitä on vielä maksettava, koska valitut työntekijät voivat vaihtua erien välillä: korjaus, joka vaihtaa saajaa mutta säilyttää yhteissumman, jättää erotuksen nollaksi, vaikka maksettavaa olisi.

Tässä versiossa maksuerän näyttö on toteutettu ja testattu kehitysympäristössä; selaintarkistus on kesken.

25.5f Palkkakauden kooste: yhden työntekijän kausiaineisto

Mistä löydät: Palkkailmoitukset-sivu, näkymä Palkkakauden kooste (yksi työntekijä, yksi kausi).

Valitse työntekijä ja kausi. Näet kirjattujen verokorttien voimassaoloajat, edut ja korvaukset sekä poissaolot lähdetietoineen. Kooste ei laske palkkaa eikä vahvista aineiston täydellisyyttä.

Kooste helpottaa kauden palkka-aineiston tarkistamista.

Verokortit näytetään niiden voimassaoloajan perusteella. Jos kortti vaihtui kesken kauden, kooste näyttää molemmat ja sen, kumpi kattoi mitkäkin päivät. Ennen kautta kirjattu, yhä voimassa oleva kortti löytyy myös. Päivät, joilta korttia ei ole kirjattu, luetellaan erikseen: se ei tarkoita, ettei ennakonpidätystä tehtäisi, vaan ettei korttia ole kirjattu tänne näiltä päiviltä.

Kirjattu mutta epävarma ei ole sama kuin puuttuva. Jos kirjauksen ajankohtaa ei voi todeta — esimerkiksi jaksosta on annettu vain toinen pää — se näytetään omana kohtanaan syineen. Kooste ei tällöin sano, ettei kirjauksia ole.

Korjatut kirjaukset näkyvät erikseen. Myöhemmällä kirjauksella korjattu rivi ei kuulu kauden aineistoon, mutta se ei myöskään katoa: se näkyy omassa lohkossaan, ja siinä kerrotaan mikä kirjaus sen korjasi ja miksi. Jos samalle ajalle on kirjattu useita verokortteja, kooste kertoo sen eikä ratkaise, mitä korttia käytetään.

Rajat. Kooste on vain tietojen katseluun tarkoitettu näkymä: se ei kirjaa mitään, ei laske summia eikä päiviä, eikä ota kantaa siihen, voiko palkan laskea. Sen lukeminen vaatii palkkatietojen lukuoikeuden, ja jokainen luku jää suojalokiin käyttötarkoituksineen.

Tämä on toteutettu kehitysversioon, ja selaintarkistus on kesken, joten työnkulkua ei vielä tarjota käyttöön.

25.6 Palkanlaskennan käsitteet — mitä Kirjanpito.io:ssa on ja mikä hoidetaan muualla

Palkanlaskenta ei ole yksi laskutoimitus vaan kerros tietoja, joiden päälle laskenta tehdään. Alla on se kerros — sellaisena kuin palkkahallinto sen tuntee — ja jokaisen kohdalla mitä Kirjanpito.io:ssa siitä on. Lista on tässä siksi, että se kertoo, mitä palkkahallinnolta on kysyttävä ja mitä ei kannata odottaa Kirjanpito.io:n kertovan.

Miksi tämä lista on ohjeessa. Palkanlaskennan automatisointi on houkuttelevaa aloittaa laskennasta, koska se on näkyvin osa. Se on kuitenkin viimeinen turvallinen osa: ilman henkilöä, työsuhdetta, verokorttia ja poissaoloja laskenta laskee oikein vääristä lähtötiedoista. Siksi ne on rakennettava ensin — ja siksi ne on tässä lueteltu ennen kuin niitä on.