P3. Noin 20 hengen yritys

Tilanne. Useita satoja tapahtumia kuussa, useampi kirjaava henkilö, todennäköisesti projekteja tai osastoja. Talousvastaava tai osa-aikainen controller.

Käyttöönotto. Koko tilikartta ja seurantakohteet heti — projektit tai kustannuspaikat. Roolit erikseen: kirjaavat henkilöt post, talousvastaava admin, johto ja tilintarkastaja view.

Mitä automatisoida.

1. Säännöt niin kattaviksi, että tunnistamattomia rivejä on vain muutama kuussa. Tee tästä mitattava tavoite: jos tunnistamattomia on paljon, sääntöjä puuttuu — ei niin että tiliöit käsin joka kuukausi.
2. Toistuvat kirjaukset kaikelle sopimusperusteiselle.
3. Palkkojen kirjaus ja palkkayhteenvedon täsmäytys vakiokontrolliksi.
4. Seurantakohteiden käyttö kirjaushetkellä — jälkikäteen ei voi kohdistaa.

ALV. Kuukausijakso. Erittely ja laskelma käydään läpi ennen ilmoitusta, ja kausi lukitaan heti ilmoituksen jälkeen. Tässä koossa lukitsematon menneisyys on todellinen riski: joku kirjaa vahingossa takautuvasti ja jo annettu ilmoitus ei enää vastaa kirjanpitoa.

Palkat. Palkkaryhmiä voi olla useita. Palkkayhteenveto on johdettu kirjanpidosta, ei palkanlaskennasta, juuri siksi että ero näkyy — tee täsmäytyksestä allekirjoitettu kuukausikontrolli.

Verot ja ilmoitukset. Kuten P2, mutta vastuut nimetään henkilöittäin ja sijaisineen.

Kuukausirytmi. Sama kuin P2 + seurantakohderaportti (projektien kannattavuus) + kausipaketin arkistointi.

Sudenkuopat. Kohdistamattomat rivit kasautuvat; kausi jää lukitsematta; kaksi ihmistä kirjaa saman laskun (tositteen idempotenssiavain estää tuplan vain jos käytätte samaa avainta — sopikaa laskunumerokäytäntö).