16b. Automaatio: tiliöintisäännöt, tiliotteen tuonti ja toistuvat kirjaukset
Katso myös pikaohje: Raha ja täsmäytys
Tällä sivulla
Kirjaamisen voi automatisoida pitkälle, mutta yhdellä ehdolla: automaatio ehdottaa, ihminen kirjaa. Mikään tässä luvussa ei kirjaa tositetta itse.
Tiliöintisäännöt
Sääntö sanoo: "jos tapahtuman tekstissä lukee KIINTEISTO OY, vastatili on 6000 Vuokrat". Säännöillä on prioriteetti, ja pienin numero voittaa — niin sama tiliote tiliöityy aina samalla tavalla. Sääntö voi kantaa myös verokantaleiman. Säännön "poistaminen" on arkistointi: se lakkaa osumasta, historia säilyy.
Tiliotteen tuonti
Tuonti lukee tiliotteen rivit ja tekee jokaisesta ehdotuksen, ei kirjausta. Kolme asiaa tekee siitä turvallista:
- Sama tiliote ei tuo mitään kahdesti. Jokaisella rivillä on oma tunniste, ja tunniste on ainutkertainen — jos lataat tammikuun uudelleen, mitään ei synny. Voit ladata saman tiedoston huoletta.
- Tunnistamatonta riviä tarkistetaan ensin. Jos mikään sääntö ei osu, ehdotus syntyy ilman vastatiliä, ja sen hyväksyminen ei etene kunnes valitset tilin itse. Tuntemattoman maksajan tilin päättele käyttäjän puolestaminen on tapa, jolla automaatio hiljaa pilaa kirjanpidon.
- Automaatio ei saa erivapauksia. Hyväksyminen kirjaa tavallisen tositteen: lukittuun kauteen ei mene läpi, tilikauden on oltava auki, ja tosite saa aukottoman numeron kuten käsin tehty.
Työnkulku: tuo tiliote → käy ehdotusjono läpi → Hyväksy (kirjautuu) tai Hylkää perusteluineen. Hylätty ehdotus jää talteen perusteluineen; hyväksyttyä ei voi hylätä jälkikäteen, vaan tosite oikaistaan (luku 13).
Ehdotus ratkaistaan omalta näytöltä
Ehdotusjono ja sen ratkaiseminen ovat samalla näytöllä: Kirjanpito-sivu, raportiksi Pankkitilin täsmäytys. Lista näyttää mitä tuonti ehdotti, ja listan alla on lomake, jolla ehdotus hyväksytään tai hylätään yksi kerrallaan. Ehdotus nimetään sillä numerolla, joka näkyy listan #-sarakkeessa. Ratkaiseminen vaatii kirjausoikeuden; ilman sitä näet jonon mutta et ratkaise sitä.
Kirjanpito.io ei ehdota vastatiliä siihen kenttään. Kenttä on aina tyhjä. Tyhjä kenttä tarkoittaa "käytä sitä tiliä, jonka sääntö jo tunnisti" — sen näet listan sarakkeessa Ehdotettu vastatili. Jos mikään sääntö ei osunut, kirjaus ei etene, kunnes annat tilinumeron itse. Kenttää ei esitäytetä silloinkaan kun sääntö osui, koska esitäytetty oletus on vastaus, jonka ohjelmisto antoi ihmisen puolesta. Antamasi tilinumero korvaa säännön tilin, ja tili haetaan oman yrityksesi tilikartasta — tuntematonta numeroa ei perusteta hyväksynnän yhteydessä.
Hylkääminen ei poista mitään. Perustelu on pakollinen, ehdotus jää talteen perusteluineen, ja hylätty ehdotus pysyy hylättynä. Saman ehdotuksen hylkääminen toiseen kertaan kertoo, että se on jo ratkaistu.
Saman ehdotuksen hyväksyminen toiseen kertaan ei kirjaa toista tositetta — selain saa päivittyä. Vastaus kertoo saman tositenumeron kuin ensimmäinen kerta. Kirjanpidon omat tarkistusviestit näytetään sellaisenaan, jotta käyttäjä näkee mitä pitää korjata.
Tässä versiossa tiliöintisääntöjen luonti, vahvistaminen ja arkistointi ajetaan operaattorin kanssa rajapinnan kautta — omaa näyttöä niille ei ole. Tuonti, ehdotusjono ja ehdotuksen ratkaiseminen ovat Kirjanpito-sivulla.
Toistuvat kirjaukset
Vuokra, vakuutus, sopimusmaksu: määrittele kerran ja luo kuukauden ehdotus kutsumalla toistuvaa määrittelyä. Sekin menee samaan ehdotusjonoon eikä kirjaa itse — toistuva kirjaus on ennuste, ja ennuste joka kirjaa itsensä täyttää kirjanpidon tositteilla joita kukaan ei tarkistanut. Saman kuukauden luonti kahdesti ei tuota mitään uutta. Päivä on rajattu väliin 1–28, jottei kuukauden vaihde koskaan siirrä päivää huomaamatta.
Huomaa: toistuva kirjaus ja oikea maksu ovat kaksi ehdotusta. Jos luot toistuvan vuokraehdotuksen ja tuot sitten tiliotteen, jolla sama vuokra näkyy, jonossa on kaksi ehdotusta samasta asiasta. Tämä on tarkoituksellista: ohjelmisto pyytää tarkistuksen, että kaksi lähekkäistä summaa on sama tapahtuma. Hyväksy toinen ja hylkää toinen perusteluineen — silloin vuokra kirjautuu täsmälleen kerran ja hylkäyksen syy jää näkyviin.