Luku 16b

Automaatio: tiliöintisäännöt, tiliotteen tuonti ja toistuvat kirjaukset

Katso myös pikaohje: Raha ja täsmäytys

Kirjaamisen voi automatisoida pitkälle, mutta yhdellä ehdolla: automaatio ehdottaa, ihminen kirjaa. Mikään tässä luvussa ei kirjaa tositetta itse.

Tiliöintisäännöt

Sääntö sanoo: "jos tapahtuman tekstissä lukee KIINTEISTO OY, vastatili on 6000 Vuokrat". Säännöillä on prioriteetti, ja pienin numero voittaa — niin sama tiliote tiliöityy aina samalla tavalla. Sääntö voi kantaa myös verokantaleiman, ja vahvistetun säännön leima esitäytetään ostolaskun kirjauslomakkeen verokantaleimakenttään ehdotuksena (luku 5h) — ehdotus, josta ei lasketa mitään. Säännön "poistaminen" on arkistointi: se lakkaa osumasta, historia säilyy.

Samat säännöt palvelevat kahta paikkaa. Tiliotteen tuonti kysyy niiltä vastatiliä (alla), ja ostolaskun kirjauslomake kysyy niiltä kulutiliä kirjoittamallesi toimittajan nimelle (luku 5h). Sääntöjä ei ole kahta lajia eikä kahta rekisteriä: sama sääntö, sama prioriteetti, sama vahvistus.

Kaksi eroa näiden kahden välillä, ja molemmat ovat tahallisia:

• Ostolaskulla ehdottaa vain vahvistettu sääntö. Tiliotteen ehdotusjonossa vahvistamatonkin sääntö osuu, koska rivi tulee jonoon merkintöineen ja ihminen ratkaisee sen erikseen. Ostolaskun lomakkeella tili tulisi valmiiksi valittuna, joten siihen kelpaa vain sääntö, jonka nimetty henkilö on ottanut nimiinsä.
• Ostolaskun ruudulla näytetty ehdotus ei kasvata osumalaskuria. Laskuri kertoo, kuinka monta tallennettua ehdotusta sääntö on ratkaissut. Ruudun piirtäminen ei ole ratkaisu, ja jos se laskettaisiin, käyttämättömän säännön löytäminen laskurista (luku 16c) menisi rikki.

Tiliotteen tuonti

Tuonti lukee tiliotteen rivit ja tekee jokaisesta ehdotuksen, ei kirjausta. Kolme asiaa tekee siitä turvallista:

1. Sama tiliote ei tuo mitään kahdesti. Jokaisella rivillä on oma tunniste, ja tunniste on ainutkertainen — jos lataat tammikuun uudelleen, mitään ei synny. Voit ladata saman tiedoston huoletta.
2. Tunnistamatonta riviä ei arvata. Jos mikään sääntö ei osu, ehdotus syntyy ilman vastatiliä, ja sen hyväksyminen kieltäytyy kunnes valitset tilin itse. Tuntemattoman maksajan tilin arvaaminen on tapa, jolla automaatio hiljaa pilaa kirjanpidon.
3. Automaatio ei saa erivapauksia. Hyväksyminen kirjaa tavallisen tositteen: tilikauden on oltava auki, päätettyyn tilikauteen ei mene läpi, ja tosite saa aukottoman numeron kuten käsin tehty.

Missä muodossa tiliotteen saa sisään. CAMT-aineiston tuonti on toteutettu. Verkkopankista ladattavan CSV-tiedoston tuonti on toteutettu kehitysversioon: valitse tiedosto, katso esikatselu, osoita sarakkeet ja tuo rivit ehdotuksiksi samaan jonoon kuin muutkin. Selaintarkistus on kesken, joten sitä ei vielä tarjota käyttöön.

Tuki koskee tavallista sarakemuotoista CSV-tiedostoa, jonka sarakkeet osoitat itse. Pankkien omia erikoismuotoja ei tunnisteta nimeltä, eikä ohjelmisto arvaa erotinta, desimaalimerkkiä tai päivämäärän muotoa vaan kysyy ne.

CSV-tuonti edellyttää pysyvää tapahtumakohtaista tunnistetta, esimerkiksi pankin tapahtuma- tai arkistointitunnusta. Samalle pankkitilille aiemmin samalla tunnisteella tuotu tapahtuma ohitetaan, ja ristiriitaiset tiedot estävät tuonnin. Pelkkä kausi ei ole tunniste, eikä laskun tai maksun viite riitä: sama viite voi toistua monella tapahtumalla, jolloin eri tapahtumat näyttäisivät samalta.

CSV- ja CAMT-tuonnin mahdollisista päällekkäisyyksistä varoitetaan, mutta niitä ei yhdistetä automaattisesti. Jos tuot saman kauden molemmissa muodoissa, käy jono läpi ja ratkaise päällekkäiset ehdotukset itse.

Kaksi asiaa tuonnin lukutavasta:

• Yksikin kelpaamaton rivi kaataa koko tiedoston — ja se on tahallista. Tuonti nimeää rivin ja kieltäytyy kaikesta. Puoliksi tuodusta tiliotteesta ei näkisi, mikä jäi pois.
• Osoita sarakkeet huolella. Jos osoitat sarakkeen, jota otsikkorivillä ei ole, tai jos rivillä on eri määrä soluja kuin otsikossa, tuonti sanoo sen eikä jätä kenttää tyhjäksi. Tarkista myös desimaalimerkki: pilkun ja pisteen sekoittaminen muuttaisi summan suuruusluokan.

Työnkulku: tuo tiliote → käy ehdotusjono läpi → Hyväksy (kirjautuu) tai Hylkää perusteluineen. Hylätty ehdotus jää talteen perusteluineen; hyväksyttyä ei voi hylätä jälkikäteen, vaan tosite oikaistaan (luku 13).

Ehdotus ratkaistaan omalta näytöltä

Ehdotusjono ja sen ratkaiseminen ovat samalla näytöllä: Kirjanpito-sivu, raportiksi Pankkitilin täsmäytys. Lista näyttää mitä tuonti ehdotti, ja listan alla on lomake, jolla ehdotus hyväksytään tai hylätään yksi kerrallaan. Ehdotus nimetään sillä numerolla, joka näkyy listan #-sarakkeessa. Ratkaiseminen vaatii kirjausoikeuden; ilman sitä näet jonon mutta et ratkaise sitä.

Rivin numero on myös linkki. Kun napautat sitä, juuri se ehdotus näkyy lomakkeen vieressä — päivä, vastapuoli, kuvaus, summa ja se vastatili, jonka sääntö tunnisti, sekä mikä sääntö sen tunnisti — ja sen numero kirjoittuu lomakkeen kenttään, jottei numeroa tarvitse muistaa ulkoa. Valinta on lukemista: se ei kirjaa, hyväksy eikä hylkää mitään, eikä se valitse tositesarjaa tai vastatiliä puolestasi. Jos kirjoitit kenttiin jo jotain, valinta ei ylikirjoita sitä. Jos ehdotus on jo ratkaistu tai ei muuten näy listassa, näyttö sanoo sen numerolla eikä täytä kenttää.

Kirjanpito.io ei ehdota vastatiliä siihen kenttään. Kenttä on aina tyhjä. Tyhjä kenttä tarkoittaa "käytä sitä tiliä, jonka sääntö jo tunnisti" — sen näet listan sarakkeessa Ehdotettu vastatili. Jos mikään sääntö ei osunut, kirjaus kieltäytyy, kunnes annat tilinumeron itse. Kenttää ei esitäytetä silloinkaan kun sääntö osui, koska esitäytetty arvaus on vastaus, jonka ohjelmisto antoi ihmisen puolesta. Antamasi tilinumero korvaa säännön tilin, ja tili haetaan oman yrityksesi tilikartasta — tuntematonta numeroa ei perusteta hyväksynnän yhteydessä.

Hylkääminen ei poista mitään. Perustelu on pakollinen, ehdotus jää talteen perusteluineen, ja hylätty ehdotus pysyy hylättynä. Saman ehdotuksen hylkääminen toiseen kertaan kertoo, että se on jo ratkaistu.

Saman ehdotuksen hyväksyminen toiseen kertaan ei kirjaa toista tositetta — selain saa päivittyä. Vastaus kertoo saman tositenumeron kuin ensimmäinen kerta. Jos ehdotus kieltäytyy, viesti kertoo tarkan syyn, jotta rivin voi tarkistaa ennen uutta yritystä.

Tässä versiossa säännön luonti on Kirjanpito-sivun näkymässä Tekninen rajapinta (kehittäjille) ja säännön vahvistaminen sääntökatselmuksessa näkymässä Pankkitilin täsmäytys (luku 16c); molemmat vaativat ylläpito-oikeuden. Säännön arkistointi on yhä valmistelussa — omaa näkymää sille ei ole. Tuonti, ehdotusjono ja ehdotuksen ratkaiseminen ovat Kirjanpito-sivulla.

Toistuvat kirjaukset

Vuokra, vakuutus, sopimusmaksu: tallenna määrittely kerran, ja kunkin kuukauden ehdotus muodostetaan siitä. Samoja tietoja ei siis naputella uudelleen joka kuukausi. Ehdotus menee samaan jonoon kuin muutkin eikä kirjaa itse — toistuva kirjaus on ennuste, ja ennuste joka kirjaa itsensä täyttää kirjanpidon tositteilla joita kukaan ei tarkistanut. Saman kuukauden luonti kahdesti ei tuota mitään uutta. Päivä on rajattu väliin 1–28, jottei kuukauden vaihde koskaan siirrä päivää huomaamatta.

Määrittelyn tunnus on pysyvä. Juuri tunnuksella kuukausi tunnistetaan jo muodostetuksi, joten sitä ei voi muuttaa jälkikäteen. Kaikkea muuta — vastapuolta, selitettä, summaa, tilejä ja päivää — voi muokata, ja määrittelyn voi poistaa käytöstä, jolloin siitä ei enää muodosteta uusia ehdotuksia. Muutos koskee uusia muodostettavia ehdotuksia, ei jo muodostettuja: jonossa oleva ehdotus säilyy sellaisena kuin se muodostettiin, ja kirjattua tositetta ei muuteta takautuvasti.

Hylätty kuukausi ei palaa. Jos hylkäät kuukauden ehdotuksen, samaa kuukautta ei voi muodostaa uudelleen samalla määrittelyllä, koska tunnus on jo käytetty. Kirjaa erä silloin tavallisena kirjauksena (luku 12). Tarkista ennen kirjaamista, onko maksu jo kirjattu — esimerkiksi tiliotteelta tulleesta ehdotuksesta. Käsin tehty kirjaus ei itsessään estä kahdentumista; se on sinun tarkistettavasi. Hylkäyksen syy jää joka tapauksessa näkyviin.

Erää ei tarvitse naputella alusta. Saat hylätyn ehdotuksen auki kirjauslomakkeelle valmiiksi täytettynä: päivä, vastapuoli, selite, summa ja tilit tulevat hylätyn ehdotuksen tallennetuista tiedoista — eivät siitä, millaiseksi määrittely on sen jälkeen muutettu. Tee sitten näin:

• Tarkista arvot ja tallenna itse. Uutta tositetta ei synny ennen kuin tallennat. Jos tallennus kieltäytyy, kirjoittamasi arvot säilyvät lomakkeella.
• Jos summa sisältää arvonlisäveroa, erottele vero ennen tallentamista. Esitäytetyt kaksi riviä kantavat koko summan; ohjelmisto ei laske veroa puolestasi eikä päättele verokantaa. Tämä lukee myös lomakkeella.
• Vaihda päivä oikeaksi kirjauspäiväksi, jos kirjaat erän toteutuneen mukaan. Esitäytetty päivä on määrittelyn kuukausipäivä, ei tosite pankista.

Esitäyttö koskee vain hylättyä ehdotusta. Päätöstä odottavaa ei esitäytetä, koska se odottaa yhä ratkaisua jonossa, eikä jo kirjattua — rajaus vähentää saman erän kahteen kertaan kirjaamisen riskiä.

Tässä versiossa toistuvien määrittelyjen näkymä on Kirjanpito-sivulla. Se on toteutettu ja testattu kehitysympäristössä; selaintarkistus on kesken.

Huomaa: toistuva kirjaus ja oikea maksu ovat kaksi ehdotusta. Jos luot toistuvan vuokraehdotuksen ja tuot sitten tiliotteen, jolla sama vuokra näkyy, jonossa on kaksi ehdotusta samasta asiasta. Tämä on tarkoituksellista: ohjelmisto ei arvaa, että kaksi lähekkäistä summaa on sama tapahtuma. Hyväksy toinen ja hylkää toinen perusteluineen — silloin vuokra kirjautuu täsmälleen kerran ja hylkäyksen syy jää näkyviin.