21. Tilikauden päättäminen ja uuden avaaminen

Katso myös pikaohje: Tilinpäätös

Kun tilinpäätöskirjaukset on tehty ja kirjanpitäjä on tarkistanut luvut:

Tilikausi päätetään omalta näytöltä, ja päättäminen kirjoittaa päättämistositteen. Päättäminen tehdään Kirjanpito-sivun näkymässä Käyttöönotto ja tila, esikatselun alapuolella olevalta kortilta, ja päättäminen vaatii ylläpito-oikeuden. Se kirjoittaa yhden tositteen tilikauden viimeiselle päivälle: tosite nollaa jokaisen tulos- ja kulutilin saldon ja siirtää tuloksen oman pääoman tilille. Heti sen jälkeen ohjelmisto tarkistaa, että jokaisen tulostilin saldo on tasan nolla — jos jokin jää nollaamatta, kautta ei päätetä lainkaan. Päättäminen myös lukitsee kauden kirjauksilta: sen jälkeen kauteen ei kirjaudu enää mitään.

Kaudella, jolla ei ole nollattavaa saldoa, päättäminen on pelkkä tilan vaihto. Silloin päättämistositetta ei kirjoiteta, koska siirrettävää ei ole. Se on sama kortti ja sama painike: ohjelmisto valitsee teon kauden omien saldojen perusteella eikä kysy sitä sinulta. Toisin päin sääntö on ehdoton: kautta, jonka tulostileillä on saldoa, ei voi enää päättää pelkkänä tilan vaihtona mistään reitistä — sellainen kausi jäisi lukituksi ilman että tulos on siirretty omalle pääomalle, eikä siitä tilasta pääsisi takaisin.

Mille oman pääoman tilille tulos siirtyy. Ohjelmisto ei valitse tiliä puolestasi eikä ehdota mitään tiliä. Ensisijaisesti tilin nimeää tilikarttapaketti: paketin yhdellä tilirivillä voi olla rooli fy_result_accumulated, ja sen merkitsee sama nimetty ihminen, joka hyväksyy paketin (luku 22). Kun paketti kertoo tilin, päättämislomake ei kysy sitä lainkaan. Niin kauan kuin yksikään hyväksytty paketti ei kerro sitä tälle yritykselle, päättäjä valitsee tilin itse yrityksen omista oman pääoman tileistä: luettelo on tilinumerojärjestyksessä, yhtään tiliä ei ole valittu valmiiksi eikä edellisen vuoden valintaa muisteta.

Saman painalluksen toistaminen ei kirjaa toista tositetta. Kirjanpito tunnistaa saman päättämisteon ja kertoo, että kausi on jo päätetty; samalla se tarkistaa tositteen sinetin ja sen, ettei tulostileille jäänyt saldoa. Tarkistusviesti kertoo, mitä pitää korjata.

Päättämisen esikatselu: mitä tosite sisältäisi. Kirjanpito-sivun näkymässä Käyttöönotto ja tila on tilikausiluettelon alla lukunäkymä, joka kertoo yrityksen omilla luvuilla, mitä tilikauden päättäminen kirjoittaisi: mitkä tulostilien saldot nollattaisiin, kuinka monta vientiä tosite sisältäisi ja millä päivämäärällä se kirjattaisiin, paljonko omalle pääomalle siirtyisi, mitä päättämisen jälkeen tarkistetaan ja mitä päättämisen jälkeen ei enää voi tehdä. Se luettelee myös tämän yrityksen oman pääoman tilit tilinumerojärjestyksessä ehdottamatta niistä yhtäkään, ja kertoo, jos jollekin niistä on jo siirtynyt aiemman tilikauden tulos ja se on siirretty avaavassa taseessa eteenpäin — tämä on havainto kirjanpidosta, ei kannanotto siitä, kuuluuko usean vuoden tulos samalle tilille. Esikatselu ei päätä tilikautta, ei kirjaa mitään eikä sano, että tilikausi olisi valmis päätettäväksi, eikä siinä ole yhtään lomaketta tai painiketta. Jos tilikausi on merkitty päätetyksi ilman päättämistositetta ja tulostileillä on yhä saldoa, esikatselu sanoo senkin.

Uuden tilikauden avaaminen omalta näytöltä. Tilikausi avataan Kirjanpito-sivun näkymästä Käyttöönotto ja tila, ja avaaminen vaatii ylläpito-oikeuden. Kirjoitat kolme asiaa: tunnuksen, ensimmäisen päivän ja viimeisen päivän. Kirjanpito.io ei ehdota tilikauden päivämääriä eikä sen pituutta — ne ovat yrityksen omia tietoja, ja tilikauden pituus on asia, josta sovitaan kirjanpitäjän kanssa. Yhtään kenttää ei esitäytetä.

Sovellus ei etene, jos tunnus ei ole 1–16 merkkiä, jos kumpikaan päivä ei ole päivämäärä, jos kausi päättyisi ennen kuin se alkaa, jos kausi menisi päällekkäin jonkin yrityksen tilikauden kanssa — ei avoimen eikä päätetyn, koska aika kuuluu tasan yhdelle kaudelle — tai jos sama tunnus on jo käytössä. Saman tilikauden avaaminen toiseen kertaan ei ole toisto: se on päällekkäisyys, joka ei etene, eikä mitään kirjata. Tarkistusviesti tulee kirjanpidosta ja näytetään sellaisenaan.

Lähes jokainen kirjanpidon näkymä odottaa tilikautta, ja ilman sitä ne sanovat Avaa tilikausi ensin ja kertovat, mistä se tehdään.

Avaava tase siirretään samalta näytöltä. Kun kausi on päätetty ja seuraava kausi avattu, taseen saldot siirretään uudelle kaudelle Kirjanpito-sivun näkymässä Käyttöönotto ja tila, päättämiskortin alapuolelta, ja siirto vaatii saman ylläpito-oikeuden kuin avaaminen ja päättäminen. Siirto kirjoittaa yhden tositteen uuden tilikauden ensimmäiselle päivälle: se kirjaa jokaisen tasetilin päättävän saldon uuden kauden alkusaldoksi. Tulos- ja kulutilien saldot eivät siirry — ne on jo siirretty omaan pääomaan päättämistositteella — eikä nollasaldoa kirjata. Heti sen jälkeen ohjelmisto tarkistaa, että uuden kauden saldot ovat tasan samat kuin päättyneen kauden päättävät saldot; jos yksikin eroaa, mitään ei kirjata.

Valitse tilikausi, jolle saldot siirretään. Ohjelmisto ei ehdota tilikautta, ei aseta tilikausia järjestykseen eikä muista viime vuoden valintaa. Luettelossa ovat ne yrityksen tilikaudet, jotka kirjanpidon omat säännöt hyväksyvät — kausi on auki ja alkaa vasta päättyneen kauden jälkeen — ja esikatselu kertoo jokaisesta pois rajatusta kaudesta sen säännön, joka rajasi sen pois.

Väärin päätetyn kauden tasetta ei siirretä lainkaan. Jos kausi on merkitty päätetyksi ilman päättämistositetta ja sen tulostileillä on yhä saldoa, siirto ei etene ja sanoo sen kirjanpidon omin sanoin. Saman painalluksen toistaminen ei kirjaa toista tositetta: yhden päättyneen kauden saldot siirtyvät tältä näytöltä tasan yhden kerran, ja kirjanpito tunnistaa saman teon ja kertoo, mille kaudelle saldot menivät.

Siirron esikatselu. Päättämisen esikatselun alapuolella on toinen lukunäkymä, joka kertoo yrityksen omilla luvuilla, mitkä saldot siirtyisivät ja kummalle puolelle, kuinka monta vientiä tosite sisältäisi, minkä päiväyksen se saisi kullakin mahdollisella vastaanottavalla kaudella, mitkä saldot eivät siirry ja miksi, ja mitä kirjanpito tarkistaa siirron jälkeen. Se myös merkitsee sen tilin, jolle päättyneen kauden tulos siirrettiin päättämistositteella ja joka siirtyy tässä eteenpäin. Esikatselu ei siirrä mitään eikä kirjaa mitään, eikä siinä ole lomaketta tai painiketta.

Päättäminen on peruuttamaton, ja tarkemmin kuin miltä se kuulostaa. Päätettyä kautta ei voi avata uudelleen: ohjelmistossa ei ole tekoa, joka palauttaisi kauden avoimeksi. Päätetyn kauden tositetta ei voi myöskään oikaista — oikaisu kirjautuu aina alkuperäisen tositteen tilikaudelle, ja suljettu kausi ei etene silloinkaan, kun oikaisu päivätään seuraavalle kaudelle. Virhe korjataan siis uudella kirjauksella avoimella kaudella kirjanpitäjän ohjeen mukaan, ei mennyttä kautta koskemalla.

Koska päättäminen lukitsee kauden eikä sitä voi perua, päätä tilikausi vasta, kun luvut on tarkistettu: kauden päättäminen ennen tilinpäätöskirjauksia jättää ne pysyvästi tekemättä.