12. Tositteen kirjaaminen
Katso myös pikaohje: Kirjaa myyntilasku
Kirjaaminen on kaksivaiheinen: Esikatsele → Kirjaa. Esikatselu näyttää, mitä kirjanpitoon olisi menossa, mutta ei kirjaa mitään — vasta Kirjaa vie tositteen kirjanpitoon. Näet siis aina etukäteen täsmälleen sen, mitä olet hyväksymässä.
Mitä tositteessa on
- Selite — kirjoita tähän esimerkiksi laskun numero, niin tosite löytyy myöhemmin päiväkirjasta.
- Kirjauspäivä ja tilikausi, jolle tosite kuuluu.
- Tositesarja, esimerkiksi GL, MYYNTI tai OSTO — sarja pitää samaan aiheeseen kuuluvat tositteet yhdessä.
- Rivit: tili omasta tilikartastasi ja puoli — debet tai kredit. Tositteen debetien summan on aina oltava yhtä suuri kuin kreditien.
Rivien summat tulevat todisteista, eivät näppäilystä: myyntilaskun kirjauksessa summat johdetaan laskun sinetöidystä todisteesta — summia et kirjoita koskaan (katso pikaohje Kirjaa myyntilasku), virheen korjauksessa peruutuskirjaus peilaa alkuperäisen rivit täsmälleen (luku 13. Virheen korjaaminen), ja tiliotteen rivit tulevat kirjausehdotuksina tiliotteen tuonnista (luku 16b. Automaatio). Siksi näppäilyvirheen riski pienenee.
Esikatsele ja kirjaa
- Esikatsele. Sovellus tarkastaa tositteen — muun muassa sen, että debetit ja kreditit ovat yhtä suuret — ja näyttää rivit sekä tositteen sinetin. Mitään ei vielä kirjata.
- Kirjaa. Tosite saa aukottoman tositenumeron ja sinetin, ja se näkyy heti päiväkirjassa.
Sinetti on esikatselussa ja kirjauksessa sama. Se todistaa, että kirjattu tosite on täsmälleen se, jonka esikatselussa hyväksyit.
Kaksi turvaa, joihin voit luottaa
- Epätäsmäävää tositetta ei synny — ei edes osittaista. Jos rivien debetit ja kreditit eivät ole yhtä suuret, kyseessä ei ole tosite vaan virhe, ja sovellus ei kirjaa sitä.
- Sama lasku ei kirjaudu kahdesti. Jos painat Kirjaa uudelleen — vahingossa tai epävarmuuttasi — sovellus kertoo jo tehdystä tositteesta ja palauttaa saman numeron ja saman sinetin. Sama tosite kirjautuu vain kerran.