15. Siirtyminen toisesta järjestelmästä

Katso myös pikaohje: Aloittaminen

Vanhan järjestelmän päättävä tase tuodaan alkusaldojen tuonnilla:

• tuonti on kirjanpidon ensimmäinen tapahtuma — jos yhtään tositetta on jo olemassa, tuonti tarvitsee uuden tarkistuksen;
• tuonnille on pakko nimetä lähde (esim. "päättävä tase 30.6.2026, dokumentti X");
• tuotavan taseen on täsmättävä nollaan, ja tuonnin jälkeen järjestelmä todistaa, että saldot ovat täsmälleen tuodut.

Käytännössä: pyydä vanhasta järjestelmästä päättävä saldoluettelo, sovi kirjanpitäjän kanssa mille tileille saldot menevät uudessa tilikartassa, ja tuo ne yhtenä eränä ennen ensimmäistä omaa kirjausta.

Alkusaldot tuodaan omalta näytöltä. Avaa Kirjanpito-sivulta raportti Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Sivulla on ensin rekisteri, joka näyttää jo kirjatun tuonnin, ja sen alla lomake, jolla tuonti tehdään. Lomake kysyy tositesarjan, tositteen päivän, ulkoisen tositteen nimen, kuvauksen ja itse saldorivit. Tuonti tarvitsee kirjausoikeuden (accounting.post).

Rivit annetaan Kirjanpito.io:n omassa muodossa kirjanpito-alkusaldot/1: yksi tili rivillään muodossa tilinumero;saldo sentteinä, debet plussana ja kredit miinuksena, tyhjät rivit ja #-alkuiset rivit ohitetaan. Muoto on nimetty juuri siksi, ettei sitä luultaisi minkään toisen järjestelmän omaksi: Kirjanpito.io ei lue aiemman järjestelmän vientitiedostoa, eikä sillä ole minkään ohjelmiston tai viranomaisen tiedostomuodon lukijaa. Väärän muotoinen rivi hylätään rivinumerolla nimettynä eikä sitä ohiteta, ja jos erä ei kelpaa, mitään ei tallenneta — ei myöskään osaa riveistä.

Kirjanpito.io ei ehdota yhtään saldoa eikä sitä, mille tilille vanha saldo kuuluu: se ei tiedä mitä aiempi järjestelmä sulki, ja puuttuva lähde tekisi luvusta epävarman, jonka joku joutuisi myöhemmin todistamaan vääräksi. Näytöllä on tämän yrityksen oma tilikartta tilinumerojärjestyksessä, jotta oikean numeron näkee kirjoittaessaan; mitään riviä ei ole merkitty valmiiksi. Tuntematonta tilinumeroa ei perusteta tuonnin yhteydessä, vaan rivi hylätään rivinumerolla nimettynä — tilikartta on kirjanpitäjän päätös.

Tuonti on koko kirjanpidon ensimmäinen tosite, ei tilikauden: laki ei katso tilikautta, vaan sitä onko kirjanpidossa yhtään tositetta. Sama tuonti uudelleen lähetettynä (esimerkiksi selaimen päivityksellä) kertoo jo tehdystä eikä kirjaa toista tositetta. Jos yhtäkin riviä muuttaa, kyseessä on eri tuonti, ja siihen vastaa ensimmäisen tositteen laki — korjaus tehdään peruutuskirjauksella, joka jää näkyviin omana tositteenaan.