Luku 5h

Ostolasku: laskun tiedot ja sinun kirjauksesi

Katso myös pikaohje: Kirjaa ostolasku

Tässä luvussa kirjaat toimittajan ostolaskun: lataat laskun, tarkistat sen tiedot, kirjaat sen ja kirjaat lopuksi maksun. Ostolaskut ovat kirjanpidon kohdassa Ostot, näkymässä Ostolaskut ja ostovelka. Laskun voi liittää kauden kirjanpitoaineistoksi myös pelkkänä tositteena (luku 5g).

Näin ostolasku tarkistetaan ja kirjataan

Lataa kuitti tai lasku. Valitse kohdassa Lisää kuitti tai ostolasku tiedosto (PDF, JPG, PNG tai WebP) ja paina Lataa tiedosto. Tiedosto tallentuu heti, ja tarkistus avautuu. Jo tallennetun laskun tarkistus avautuu ostolaskuluettelon linkistä Tarkista ja kirjaa.
Tarkista tiedot laskun vieressä. Leveällä näytöllä lasku näkyy tietojen vieressä. Puhelimessa painikkeet Lasku ja Tiedot vaihtavat näkymää, ja tilivalintojen alla on Näytä lasku. Kirjoita tai tarkista toimittaja, laskun numero, laskun päivä, eräpäivä, loppusumma, alv ja viite niin kuin ne lukevat laskulla.
Valitse tilit: kulutili, alv-saamistili ja ostovelkatili. Tilin voi hakea numerolla tai nimellä.
Tarkista ehdotukset. Kentissä voi olla valmiiksi ehdotuksia, jotka on merkitty näkyviin: Ehdotus tiedostosta — tarkista (tiedoston automaattinen luku, kun se on käytössä), Ehdotus kopioitu laskun tiedoista — tarkista tai ehdotus säännöstä #12. Ehdotus ei ole kirjaus. Tarkista se laskulta ja vaihda tarvittaessa.
Tallenna keskeneräisenä, jos et ehdi loppuun. Painike tallentaa lomakkeen sellaisenaan, myös tyhjät ja vielä keskeneräiset kentät. Lomakkeen alla lukee, mikä on tallessa, esimerkiksi Tallennettu 1.10.2026 klo 14.05 (versio 3). Tallennusta ei tehdä automaattisesti. Jatka myöhemmin Ostot-näkymän kohdasta Keskeneräiset ostolaskut painikkeella Jatka; lasku avautuu samalla tilikaudella, jolla se tallennettiin.
Tarkista kirjaus näyttää viennit sellaisina kuin ne kirjataan: tilit, debet, kredit, ALV-kanta ja yhteissummat sekä kirjauspäivän, tositesarjan, selitteen ja ostovelan. Muuta tietoja palaa lomakkeelle tiedot tallessa.
Kirjaa osto tallentaa kirjauksen. Tulos näyttää tallennetun tositteen (esimerkiksi GL 7), viennit ja ostovelan tilanteen. Avaa kirjaus päiväkirjassa vie tositteeseen, Kohdista maksu avaa maksun kohdistuksen ja Seuraava lasku seuraavan kirjaamattoman laskun samalla tilikaudella.

Keskeneräinen lasku ei ole kirjaus. Se ei tee kirjausta, ostovelkaa eikä hyväksyntää. Kirjaus syntyy vain vaiheista Tarkista kirjaus ja Kirjaa osto, ja sama lasku kirjautuu silloinkin vain kerran.

Lisätietoa: keskeneräinen ostolasku

Keskeneräinen lasku näkyy vain sinulle. Sitä voi käyttää henkilö, jolla on oikeus kirjata ostolaskuja ja nähdä ladatut tiedostot; kirjausoikeus ei yksin riitä.
Viimeisin tallennettu versio säilyy uloskirjautumisen yli. Tallentamattomat muutokset eivät säily, jos suljet sivun; selain kysyy ennen kuin poistut.
Kirjanpidon Yhteenveto tarjoaa kohdassa Seuraavaksi painiketta Jatka ostolaskua, joka avaa uusimman keskeneräisen laskusi.
Jos samaa laskua on tallennettu toisessa ikkunassa, tallennuksesi ei korvaa uudempaa versiota. Voit valita Tallenna omat tietoni uusimmaksi (vanhempi versio säilyy) tai avata uusimman version.
Keskeneräisen laskun tiedostoa ei voi poistaa.
Jos tallennuspainiketta ei näy, keskeneräisten laskujen tallennus ei ole vielä käytössä palvelussasi, ja Lisää kuitti tai ostolasku -kohta kertoo sen. Tiedot ovat silloin vain sivulla, kunnes kirjaat laskun.

Lisätietoa: laskun näyttäminen ja virheilmoitukset

PDF näkyy esikatseluna, jonka sivuja selataan esikatselun sisällä, ja kuva omassa ruudussaan. Muita tiedostotyyppejä ei näytetä sivulla, eikä PDF:ää, jos selain ei näytä sitä; silloin lasku avataan koko näytölle tai ladataan, ja tiedot säilyvät.
Jos jokin tieto hylätään, esimerkiksi työajanseurannassa lukittu kuukausi, suljettu tilikausi tai väärän lajin tili, kirjoittamasi tiedot pysyvät, virhe näkyy kentän kohdalla ja kohdistin siirtyy ensimmäiseen korjattavaan kenttään.
Kenttä ALV-kanta on laskun verokantamerkintä. Kirjattava alv on se summa, jonka annat.

Lisätietoa: sama lasku ei kirjaudu kahdesti

Jos vahvistus lähtee uudelleen, esimerkiksi kaksoisnapautuksesta tai Takaisin-painikkeen jälkeen, näytetään jo tallennettu kirjaus eikä uutta tositetta synny. Sama koskee uudelleen ladattua laskua: jos kirjanpidossa on jo ostolasku, jolla on sama toimittaja, laskun numero, laskun päivä ja loppusumma, kirjausta ei tehdä, ja tarkistus näyttää aiemman kirjauksen. Samankaltaisesta laskusta näytetään huomautus, mutta kirjaamista ei estetä.

Laskun tiedot, kirjaus ja ostovelka

Laskun tiedot ovat sitä, mitä toimittaja laskulla ilmoittaa. Kirjauksen summat ja tilit päätät sinä, ja ne saavat poiketa laskun tiedoista, sillä toimittaja voi olla laskussaan väärässä. Näkymä näyttää rinnakkain, mitä laskulla lukee, mitä kirjanpidossa on ja niiden eron. Raportit, alv-luvut ja ostovelat lasketaan kirjatuista vientiriveistä.

Kun lasku kirjataan, ostovelka menee avoimiin eriin ja ikäjakaumaan. Saajaksi tulee toimittaja, viitteeksi laskun viite tai numero ja eräpäiväksi laskun eräpäivä. Summa tulee kirjatulta vientiriviltä, eikä sitä anneta erikseen. Jos laskulla ei ole eräpäivää, erä näkyy luokassa Ei eräpäivää.

Lisätietoa: esimerkki, kun toimittajan luku on väärä

Laskun loppusumma on 1 255,00 euroa, ja sillä lukee veroksi 200,00 euroa. Tarkistuksessa vero on 255,00 euroa. Tallennat laskun tiedoksi 200,00, niin kuin laskulla lukee, ja kirjaat kirjanpitoon 255,00. Kirjaus menee läpi, ja rivillä näkyvät molemmat luvut. Ero-sarake vertaa loppusummia, joten tässä se pysyy tyhjänä. Ota erosta yhteyttä toimittajaan.

Jos avaat jo tallennetun laskun linkistä Tarkista ja kirjaa, saaja, viite ja eräpäivä ovat kohdassa Ostovelan tiedot. Jos jätät kaikki kolme tyhjiksi, laskua ei seurata avoimena eränä.

Maksu: tiliote tai Maksettu jo?

Maksat laskun omassa pankissasi. Kirjanpito.io ei siirrä rahaa: maksun kirjaus merkitsee kirjanpitoon jo tehdyn maksun. Näkymä Maksuohjeet (ei maksa) auttaa kokoamaan maksettavat (luku 11). Kun maksu on tehty, valitse tilanteesi:

Maksu näkyy jo tiliotteella. Kirjatun ostolaskun tulos luettelee tiliotteen avoimet rivit, joiden summa on täsmälleen laskun avoin ostovelka. Linkki Tarkista tämän laskun maksuna vie pankin täsmäytyksen vaiheeseen Valittu lasku. Siellä valitset tositesarjan ja vahvistat maksun Tarkista maksu -tarkistuksen kautta. Sama summa ei todista, että rivi on juuri tämän laskun maksu, joten mitään ei valita valmiiksi eikä kirjata automaattisesti.
Maksettu jo? Jos maksoit laskun jo yrityksen rahatililtä, esimerkiksi käteisellä kassasta, valitse tuloksessa Maksettu jo?. Valitse rahatili, jolta raha lähti, kirjoita maksupäivä ja anna tositesarja. Tarkista maksu näyttää uuden tositteen kaksi vientiä (ostovelka debet, rahatili kredit) ja kohdistuksen laskun avoimeen erään. Kirjaa maksu ja kohdista ostolaskulle tekee molemmat yhdellä vahvistuksella. Maksu on aina laskun koko avoin määrä.
Osamaksu kirjataan muistiotositteena, ja se kohdistetaan laskun avoimeen erään (Kohdista maksu).

Kun maksu lähti pankkitililtä ja kirjasit sen kohdasta Maksettu jo?, sama rahaliike tulee myöhemmin tiliotteelle. Kohdista pankkirivi pankkinäkymän kohdassa Kohdista pankkitapahtuma jo kirjattuun tositteeseen tähän maksun tositteeseen. Uutta tositetta ei kirjata, joten maksu ei kirjaudu kahdesti.

Lisätietoa: Maksettu jo? -lomakkeen ehdot

Rahatileiksi tarjotaan vain käytössä olevat tilit, jotka yrityksen hyväksytty tilikartta-aineisto merkitsee rahatileiksi. Jos aineisto ei nimeä yhtäkään, lomake kertoo sen eikä tarjoa kirjausta; tiliä ei päätellä tilinumerosta.
Maksupäivä ei saa olla tulevaisuudessa eikä ennen laskun kirjauspäivää, ja sen on osuttava avoimelle tilikaudelle, eikä kuukausi saa olla lukittu työajanseurannassa (luku 14).
Jos jokin muuttui tarkistuksen jälkeen, mitään ei kirjata, eikä sama vahvistus toiseen kertaan kirjaa toista tositetta.
Pankkirivin kohdistus jo kirjattuun tositteeseen vaatii saman tilin, saman summan ja saman tilikauden. Kun maksu on kirjattu, lasku ei enää näy pankkirivin maksettavien laskujen joukossa.
Lomaketta ja tiliotteen rivien luetteloa ei näytetä pelkällä katseluoikeudella.

Lisätietoa: milloin tiliotteen rivit luetellaan

Tulos luettelee rivin, kun ostovelka on vielä avoinna ja tiliotteella on kirjaamaton rivi, jonka summa on täsmälleen sama ja jonka päivä on kirjauspäivänä tai sen jälkeen avoimessa kuukaudessa. Jos rivejä ei voitu lukea, tulos kertoo sen. Jos sopivaa riviä ei ole, luetteloa ei näytetä.

Toimittajan hyvityslasku: Ostohyvitys

Toimittajan hyvityslasku kirjataan omana asiakirjanaan, ei miinusmerkkisenä ostolaskuna. Se hyvittää yhtä saman toimittajan kirjattua ostolaskua. Alkuperäistä laskua, sen kirjausta tai ostovelkaa ei muuteta.

Lataa hyvityslaskun tiedosto ja avaa se kuten ostolasku.
Valitse kohdassa Asiakirjan laji Ostohyvitys (hyvityslasku).
Valitse Hyvitettävä lasku saman toimittajan kirjatuista laskuista. Uusimmat näkyvät luettelossa; muut löytyvät numerolla.
Anna hyvityksen summat positiivisina sille laskun osalle, jota hyvitys koskee. Jokaisen osan vieressä näkyy, paljonko siitä voi vielä hyvittää.
Paina Tarkista kirjaus ja Kirjaa ostohyvitys.

Ostohyvitys kirjataan laskun peilikuvana samoille tileille ja samalla alv-kannalla kuin alkuperäinen lasku. Hyvitys jää avoimeksi eräksi, ja tulos näyttää kohdat Käyttämättä ja Seuraavaksi:

Alkuperäinen lasku on maksamatta: valitse näkymässä Avoimet saatavat ja velat Kohdista hyvitys alkuperäiseen laskuun. Laskulle jää maksettavaksi loput.
Lasku on jo maksettu ja toimittaja palauttaa rahat: avaa Pankkitilin täsmäytys, valitse tiliotteen rivi, jolla raha tuli, ja valitse ostohyvitys. Kirjaa palautus ja kuittaa ostohyvitys kirjaa palautuksen.

Lisätietoa: hyvityksen rajat ja korjaaminen

Hyvitettävää määrää rajataan erikseen loppusumman, alv:n ja verottoman osan osalta, ja aiemmat voimassa olevat hyvitykset on jo vähennetty.
Samat tiedot uudelleen lähetettynä näyttävät jo kirjatun ostohyvityksen. Hyvityslaskun numero, jota sama toimittaja on jo käyttänyt, hylätään.
Ostohyvityksen kirjauksen voi oikaista vastakirjauksella. Silloin sen määrä on taas hyvitettävissä, ja kaikki rivit jäävät näkyviin.

Tuttu toimittaja: kulutili ehdotuksena

Toinen ostolasku samalta toimittajalta menee yleensä samalle tilille kuin ensimmäinen. Sitä varten on tiliöintisääntö (luku 16b). Kun toimittajan nimeen osuu vahvistettu sääntö, kulutilin perässä lukee ehdotus säännöstä #12. Ehdotuksen saa vaihtaa mihin tahansa tilikartan kulutiliin, eikä mitään kirjata ennen kuin vahvistat. Alv-saamistiliä ja ostovelkatiliä sääntö ei ehdota.

Lisätietoa: milloin sääntö ehdottaa tiliä

Tilanne	Mitä lomake tekee
Toimittajan nimeen osuu vahvistettu sääntö	Kulutilin perässä lukee ehdotus säännöstä #12, ja tilivalinnan alla kerrotaan, mistä säännöstä ehdotus tuli. Kirjausta odottavan laskun lomakkeella tili on ensimmäisellä avauksella valmiiksi valittuna. Ladatun laskun avoimeen kulutiliin voidaan valita vahvistetun säännön tili ensimmäisellä avauksella tai painamalla Päivitä tiliehdotus. Tilin alla näkyy valinnan lähde; voit vaihtaa tilin ennen tarkistusta.
Osuva sääntö on vahvistamaton (koneen tekemä)	Ehdotusta ei tehdä. Lomake kertoo, että sääntö on olemassa ja missä sen voi vahvistaa (luku 16c).
Säännön tili on arkistoitu tai väärää lajia	Ehdotusta ei tehdä, ja lomake kertoo, että korjattava on sääntö.
Yksikään sääntö ei osu	Säännöstä ei tule ehdotusta. Tilikartan yksiselitteiset oletustilit voivat silti olla valmiina.

Kohdasta Miksi tämä ehdotus? näet, mikä sääntö osui nimeen. Jos muutat ladatun laskun toimittajaa, Päivitä tiliehdotus hakee ehdotuksen uudelle nimelle; se ei tallenna eikä kirjaa mitään. Päivitys säilyttää valitun tilin sekä keskeneräiseksi tallennetut ja korjattavaksi palautuneet tiedot. Tarkista kulutili päivityksen jälkeen: jos valitset tilin ja palautat valinnan tyhjäksi ennen päivitystä, sääntö voi valita tilin uudelleen. Jos sinulla on ylläpito-oikeus, voit tallentaa toimittajalle säännön suoraan tarkistuksesta kohdassa Tallenna toimittajalle tiliöintisääntö. Sääntö tulee heti voimaan koko yrityksessä sinun nimissäsi.

Mitä ostolaskun kirjaus ei kata

Rahan siirto. Maksut tehdään pankissa. Maksuohje ja maksun kirjaus eivät lähetä maksua eivätkä tilisiirtoa.
Miinusmerkkiset summat. Negatiivista summaa ei kirjata ostolaskuna; hyvityslasku kirjataan Ostohyvityksenä.
Osa hyvityksistä. Ostohyvityksellä ei kirjata useaa laskua koskevaa hyvitystä, vuosialennusta eikä hyvitystä, jolla kuitataan toinen saman toimittajan lasku. Sitä ei voi käyttää myöskään, jos alkuperäisen laskun alv-vähennystä on rajattu tai laskulla on käännetty verovelvollisuus, tuonti tai EU-hankinta. Kirjaa nämä muistiotositteella kirjanpitäjäsi kanssa.

Väärin tallennettu laskutieto korjataan — vanha jää näkyviin

Jos laskulta tallennettu tieto, esimerkiksi summa, on väärin, korjaa se laskun kohdasta Korjaa luentaa (luenta tarkoittaa laskulta tallennettuja tietoja) ja kirjoita korjauksen syy. Voimassa on aina yksi versio. Vanha jää näkyviin perusteluineen. Korjaus ei muuta jo tehtyä kirjausta; kirjanpidon virhe korjataan oikaisulla (luku 13).