5h. Ostolasku: laskun tiedot ja sinun kirjauksesi

Katso myös pikaohje: Kirjaa ostolasku

Ostolaskun voi liittää kauden kirjanpitoaineistoksi kuten minkä tahansa tositteen (luku 5g). Sen lisäksi laskusta voidaan kirjata ne tiedot, jotka toimittaja ilmoittaa: toimittajan nimi, laskun numero, laskun päivä, eräpäivä, bruttosumma, alv-summa ja viitenumero.

Nämä ovat laskun tietoja, eivät kirjanpidon lukuja. Ero on koko asian ydin:

Kirjanpito.io ei lue tiedostoa: se ei tunnista toimittajaa, ei päättele tiliä, ei päättele alv-käsittelyä eikä eräpäivää. Jokainen ostolaskun luku on siis ihmisen kirjaama tieto toisen osapuolen asiakirjasta.

Siksi laskun tiedoista ei lasketa yhteen mitään. Ne eivät näy missään kirjanpidon raportissa, avointen erien ikäjakaumassa, alv-luvussa eivätkä mittareissa. Ostovelan summa luetaan aina kirjatulta vientiriviltä — samoin kuin myyntipuolella. Laskun oma summa saa näkyä kirjatun summan vierellä, jotta näppäilyvirhe huomataan; yhteen niitä ei lasketa koskaan.

Laskun kirjaaminen ja ostovelka

Kun lasku kirjataan kirjanpitoon, ostovelka menee automaattisesti avoimiin eriin ja ikäjakaumaan. Ostovelan summa luetaan kirjatulta vientiriviltä — sitä ei anneta erikseen, eikä sille ole edes paikkaa, johon se voitaisiin antaa.

Kirjattavat summat ja tilit ovat aina ihmisen päätös. Ne saavat poiketa laskun tiedoista, eikä ohjelma vaadi niiden täsmäävän: toimittaja voi olla väärässä, ja jos ohjelma pakottaisi ne samoiksi, toimittajan laskutoimituksesta tulisi yrityksen kirjanpito.

Kirjaus tehdään Kirjanpito-sivun näkymässä Ostolaskut ja ostovelka. Näkymä näyttää kolme asiaa rinnakkain: mitä laskulla lukee, mitä kirjanpidossa on, ja eron niiden välillä. Ero näytetään, sitä ei estetä.

Lomake näyttää laskun summat kirjauskenttien pohjana — kopioituna ehdotuksena, ei tosiasiana. Kirjanpitoon menee se, minkä lähetät. Jos kentän jättää tyhjäksi, kirjaus hylätään; laskun lukua ei käytetä hiljaisesti sen sijasta.

Mitä tästä vielä puuttuu

Hyvityslaskuja ei ole mallinnettu. Negatiivinen summa hylätään eikä sitä tallenneta: se, onko hyvityslasku negatiivinen ostolasku vai oma asiakirjalajinsa, on päätös jota ei ole tehty — eikä etumerkkiä keksitä tässä.

Väärä tieto korjataan — vanha jää näkyviin

Yhdestä tositteesta voi olla vain yksi voimassa oleva luenta. Jos summa luettiin väärin, tehdään korjausrivi, joka nimeää korjattavan rivin ja kertoo syyn. Molemmat jäävät näkyviin — myös se luku, jonka perusteella joku ehti toimia.