4. Mitä sinun on selvitettävä kirjanpitäjältäsi
Katso myös pikaohje: Aloittaminen
Nämä ovat lakisääteisiä tai yrityskohtaisia asioita, joita ohjelmisto ei voi päättää puolestasi eikä päättele käyttäjän puolesta. Käy lista läpi kerran, kirjaa vastaukset ylös, ja tarkista ne vuosittain.
Lue tämä ensin: kertaluontoinen ≠ kuukausittainen. Suurin osa alla olevasta on kertaluontoinen asetus, ei toistuva kysymys. Kun vastaus on kerran annettu ja tarvittava tarkistettu aineisto hyväksytty, ohjelmisto soveltaa sitä itse joka kuukausi. Tavoitetila on nimenomaan tämä: kirjanpitäjä allekirjoittaa kerran vuodessa ja hoitaa poikkeukset; kuukausikierto hoituu ilman häntä. Luku 4b kertoo, mitkä tämän listan kohdista ohjelmisto jo laskee itse.
Neljää asiaa ei automatisoida, eikä niitä kannata yrittää: tilinpäätöksen allekirjoittaminen (hallituksen oikeustoimi), tilintarkastus silloin kun laki sitä vaatii, lakisääteisen sisällön ensimmäinen hyväksyntä (yksi nimetty henkilö sääntöversiota kohti, ei asiakasta kohti) ja aito harkintatilanne — arvonalentuminen, toiminnan jatkuvuus, poikkeuksellinen liiketapahtuma. Nämä ohjelmisto pyrkii tunnistamaan ja nostamaan esiin, ei kysymään rutiinina.
Juokseva kirjanpito
- Tilikauden pituus ja päättymispäivä.
- Oletteko arvonlisäverovelvollisia, ja mistä alkaen.
- Alv-ilmoitusjakso (kuukausi, neljännes vai vuosi) ja määräpäivät.
- Mitä verokantoja myyntinne kuuluu ja mitä tunnusta niistä käytetään.
- Ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri — kuulutteko.
- Palkkojen käsittely: kuka laskee, kuka ilmoittaa tulorekisteriin. Tämä pilottiversio ei tee palkanlaskentaa eikä ilmoituksia.
- Kirjanpitoaineiston säilytysaika ja -tapa.
Tilinpäätös
- Yrityksen kokoluokka — se ratkaisee, minkä kaavan mukainen tilinpäätös laaditaan ja mitä liitetietoja vaaditaan (luku 22).
- Poistokäytännöt: mitkä hankinnat aktivoidaan taseeseen, millä menetelmällä ja millä ajalla ne poistetaan.
- Jaksotusperiaatteet: miten tilikauden rajan yli menevät tulot ja menot jaksotetaan.
- Varaston arvostus, jos yrityksellä on varastoa.
- Tarvitseeko yritys tilintarkastajan.
- Kuka allekirjoittaa tilinpäätöksen ja milloin se on määrä olla valmis.
Vastauksia ei ole tässä ohjeessa tarkoituksella. Jos jokin ohjelmisto tai opas kertoo sinulle nämä ulkomuistista, älä luota siihen.