12b. Muistiotosite — vapaa kirjaus omalta näytöltä

Luku 12 kuvaa kirjaamisen teon. Tämä luku kuvaa näytön, jolta sen tekee ilman laskua: Kirjanpito-sivu, raportiksi Muistiotosite (kirjaus).

Suurin osa kirjanpidon tositteista syntyy jostakin asiakirjasta — myyntilaskusta, ostolaskusta, tiliotteen tapahtumasta. Osa ei synny mistään sellaisesta. Pankin palvelumaksu, lainan korko, omistajan yksityisotto ja -sijoitus, jaksotus, siirto tilien välillä: näistä ei ole laskua, ja hiljaisella yrityksellä ne ovat suurin osa koko vuodesta. Muistiotosite on tosite, jonka rivit kirjoitat itse.

Mitä näytöllä annetaan

Lomake tarjoaa kahdeksan riviä kerrallaan. Tyhjä rivi jätetään huomiotta; puoliksi täytetty rivi ei mene läpi, vaan näyttö kertoo, miltä riviltä puuttuu mitä. Riveillä on sama numero lomakkeella ja tarkistusviestissä. Puhelimen kapealla näytöllä rivit näkyvät allekkain omina kortteinaan, joissa jokainen kenttä on nimetty — rivit voi täyttää ilman sivuttaista vieritystä.

Kolme sääntöä, jotka kannattaa tietää etukäteen

• Debetien summan on oltava sama kuin kreditien. Jos ei ole, tositetta ei kirjata lainkaan — ja näyttö kertoo, kuinka paljon puuttuu. Luvun lopun esimerkki näyttää vastauksen sanasta sanaan.
• Tämä näyttö ei laske eikä johda arvonlisäveroa. Jos tositteessa on veroa, kirjoitat verorivin itse omalle tililleen. Muistiotositteen rivi ei voi kantaa verokantamerkintää, eikä sitä voi lähettää lomakkeelta.
• Sama tosite ei kirjaudu kahdesti. Tositteen tunniste lasketaan siitä, mitä kirjoitit, joten toinen painallus palauttaa saman tositenumeron ja saman sinetin. Hintana on, että kahta täsmälleen samanlaista tositetta ei ole olemassa: jos yritys tosiaan kirjaa saman summan samana päivänä samoille tileille kahdesti, erottele ne selitteessä.

Kirjaaminen vaatii kirjausoikeuden. Katseluoikeudella näyttö kertoo sen ja lomaketta ei ole. Kirjattua muistiotositetta ei muuteta eikä poisteta — virhe korjataan luvun 13 peruutuskirjauksella.

Esimerkki: pankin palvelumaksu ja lainan korko

Maaliskuun tiliotteella on 6,50 euron palvelumaksu ja 123,40 euron korko, kumpikin veloitettu pankkitililtä. Yksi muistiotosite, kolme riviä:

Debet 12 990 senttiä, kredit 12 990 senttiä — tosite tasapainossa. Näyttö vahvistaa kirjauksen tositenumerolla ja sinetillä, ja tosite ilmestyy näytön alalaidan luetteloon: MUISTIO #1 · 2025-03-31 · 3 riviä · 129,90. Päiväkirjassa se näkyy kaikkien muiden tositteiden joukossa, sillä kirjanpidolle ei ole väliä, miltä näytöltä tosite tuli.

Esimerkin tilinumerot ovat sovelluksen oman tilikarttapaketin numeroita — lomakkeen tililuettelo tarjoaa juuri nämä, kun yritys on perustettu paketin tilikartalla. Jos tilikarttasi numeroi toisin, valitset saman asian omalla numerollasi: tili valitaan aina oman tilikartan tilinumerolla.

Jos summat eivät täsmää, tositetta ei kirjata ja näyttö kertoo erotuksen. Jos kredit-riville kirjoittaa esimerkissä 12980, vastaus kuuluu: debet 12990 senttiä, kredit 12980 senttiä, erotus 10 senttiä (0.10 euroa) — tositetta ei kirjata. Erotus on se, mistä virheellisen rivin löytää.