Profiili P2

Noin viiden hengen yritys

Tilanne. Alv-velvollinen, muutama työntekijä, satakunta tapahtumaa kuussa. Yrittäjä kirjaa, kirjanpitäjä tarkistaa.

Käyttöönotto. Koko tilikartta käyttöön mallista. Kaksi roolia: yrittäjällä accounting.view + accounting.post, kirjanpitäjällä myös accounting.admin. Seurantakohteet vain jos teette projekteja.

Mitä automatisoida.

1. Tiliöintisäännöt — tavoite: valtaosa tiliotteen riveistä tunnistuu itse. Lisää sääntö aina kun sama vastapuoli tulee toista kertaa.
2. Toistuvat kirjaukset vuokralle, vakuutuksille, sopimuksille.
3. Palkkojen kirjaus kirjanpitoon palkka-ajon jälkeen.
4. Myyntilaskujen kirjaus laskutuksesta.

ALV. ALV-erittely ja ALV-laskelma rakentuvat verokannan merkinnälle: ne ryhmittelevät vain ne kirjausrivit, joilla se on. Valmiin myyntilaskun kirjaus tuo verokannan mukanaan ja ostolaskun kirjaus kysyy verokantaleiman (luku 5h), joten sekä myynti että osto näkyvät erittelyssä. Myös muistiotosite kysyy verokantaleiman rivi kerrallaan (luku 12b), joten muualla laskettu myynti — esimerkiksi toisessa järjestelmässä tehty myyntilasku, jonka kirjaat käsin — päätyy erittelyyn oikein. Leima on pakollinen niillä riveillä, jotka liikkuvat kirjanpidon omilla alv-tileillä; muualla se jätetään tyhjäksi, koska pankin kululla ja korolla ei ole verokantaa. Jos leimattomia rivejä on kirjanpidon omilla alv-tileillä, erittely kieltäytyy koko tilikaudelta sen sijaan että jättäisi ne vaieten pois. Kirjaukset eivät katoa: ne näkyvät päiväkirjassa, pääkirjassa ja saldolistalla normaalisti, ja tyhjä erittely kertoo itse miksi se on tyhjä. Kuukausi- tai neljännesjaksossa: katso ALV-erittely ja ALV-laskelma, sovi kirjanpitäjän kanssa mihin ne tällä hetkellä riittävät, anna ilmoitus, kirjaa maksu, ota kausipaketti.

Palkat. Palkat lasketaan palkanlaskennassa; Kirjanpito.io:hon kirjataan bruttopalkat, pidätykset ja sivukulut velkoina (luku 25.4). Tarkista kuukausittain Palkkayhteenveto-raportista, että kirjanpidon luvut täsmäävät palkanlaskennan raporttiin — se on tämän kokoluokan tärkein yksittäinen kontrolli.

Verot ja ilmoitukset. Alv-ilmoitus, työnantajasuoritukset, tulorekisteri (palkanlaskennasta), ennakkoverot. Sopikaa kirjanpitäjän kanssa kuka tekee mitäkin — kirjallisesti.

Kuukausirytmi. Tiliote ja ehdotukset → palkkojen kirjaus → täsmäytykset (pankki, ALV, palkat) → kirjanpitäjän tarkistus → ota kausipaketti. Kuukauden lukitusta ei ole (luku 14), joten kausipaketti on se, mikä jää todisteeksi kuukauden luvuista.

Sudenkuopat. ALV-erittelyn vajauden lukeminen merkiksi siitä ettei myyntiä ole — se kertoo vain, ettei niillä riveillä ole verokannan merkintää, jonka vain valmiin myyntilaskun kirjaus tuo; alv-rahojen käyttäminen käyttöpääomana; palkkavelkatilien kasvaminen, mikä tarkoittaa että tilitys on jäänyt kirjaamatta.