Luku 22
Tilikartta- ja tilinpäätöskaavamallit
Tilikartta on luettelo tileistä, joille yrityksen tapahtumat kirjataan, esimerkiksi pankkitili, myynti, ostot ja arvonlisävero. Helpoin tapa on ottaa käyttöön valmis tilikartta, jonka palvelu on tarkistanut ja hyväksynyt. Sitä ei tarvitse rakentaa itse.
Ota valmis tilikartta käyttöön
- Avaa Tilikartta. Valitse käyttöönoton kortilla Avaa Tilikartta tai avaa kirjanpidon valikosta Käyttöönotto ja tila → Tilikartta. Kohta Valmis tilikartta näyttää vaiheet.
- Valitse hyväksytty tilikartta sen nimen perusteella ja valitse Tarkista tämä tilikartta. Tarjolla ovat yhtiömuodollesi laaditut tilikartat ja yleiset tilikartat. Valinta ei tallenna mitään.
- Tarkista tilikartta. Näet, mitkä tilit perustetaan ja mitkä ovat jo olemassa. Olemassa olevia tilejä ei muuteta: niiden nimi ja laji säilyvät, eikä arkistoitua tiliä palauteta käyttöön. Voit vielä valita toisen tilikartan.
- Perusta tilit. Painike kertoo perustettavien tilien määrän, esimerkiksi Perusta 58 tiliä. Samalla tilikartta tallentuu yrityksen tilikartaksi. Tallennettua tilikarttaa ei vaihdeta tältä näytöltä.
Tilikartan käyttöönotto vaatii kirjanpidon ylläpito-oikeuden. Ilman sitä voit katsoa tilikartat ja tarkistuksen.
Seuraavaksi: kun tilit on perustettu, kortti näyttää käyttöönoton seuraavan vaiheen, tavallisesti tilikauden avauksen (luku 21). Jos tilikausi on jo auki, kortti näyttää ensimmäisen kirjauksen reitit.
Kun valmista tilikarttaa ei vielä ole
Jos yhtiömuodollesi ei ole vielä hyväksyttyä tilikarttaa, kohta Valmis tilikartta sanoo sen. Palvelun ylläpito valmistelee tilikartan, tarkistaa sen ja hyväksyy sen kaikille palvelun yrityksille. Kun se on hyväksytty, se tulee valittavaksi samaan kohtaan. Valmisteilla olevan tilikartan tilit voit katsoa jo nyt, ja käyttöönoton muita vaiheita voit tehdä odottaessasi (luku 9).
Jos yhtiömuotoa ei ole vielä ilmoitettu, kohta pyytää ilmoittamaan sen ensin: valitse Ilmoita yhtiömuoto.
Tavallisia tilanteita
- Tilit muuttuivat tarkistuksen jälkeen. Perustaminen ei tallenna mitään, ja näytölle tulee uusi tarkistus. Tarkista ja perusta uudelleen. Samaa tiliä ei koskaan perusteta kahdesti.
- Yrityksellä on jo tilejä. Kohta tarjoaa valmista tilikarttaa täydentämään niitä. Tarkistus näyttää, mitkä tilit lisättäisiin; olemassa olevia ei muuteta.
- Tili on eri lajia kuin valmiissa tilikartassa. Tarkistus kertoo sen erikseen, eikä perustaminen muuta tiliä.
- Tili on arkistoitu. Palauta se käyttöön saman näkymän lomakkeella (luku 10b).
Oma tilikartta: Tilien ylläpito itse (edistynyt)
Jos yritykselläsi on jo oma tilikartta, esimerkiksi kirjanpitäjältäsi, tilejä ylläpidetään kohdassa Tilien ylläpito itse (edistynyt). Se on tililuettelon alla ja oletuksena suljettu. Siinä voit perustaa tilin, tuoda tilejä CSV-tiedostosta, korjata tilin nimen sekä arkistoida tilin ja palauttaa sen käyttöön. Suunnittele oma tilikartta kerralla kirjanpitäjän kanssa, ettei tilejä lisätä yksitellen sitä mukaa kuin niitä tarvitaan.
Tilinpäätöskaava ja ALV-pohja
Tilinpäätöskaava kertoo, miten tilit kootaan tuloslaskelmaan ja taseeseen. ALV-pohjan voit valita Kirjanpito-sivulla ALV-laskelmaa katsoessasi (luku 26).
Lisätietoa: mitä tarkistus sitoo
Perustaminen tehdään juuri sen tarkistuksen mukaan, jonka näit. Jos tilikartta, sen hyväksyntä, yhtiömuoto tai jokin yrityksen tileistä muuttui tarkistuksen jälkeen, mitään ei tallenneta eikä perusteta, ja näytölle tulee ajantasainen tarkistus. Tilikartta tallennetaan ja tilit luodaan yhdessä tai ei kumpaakaan, ja kummastakin jää merkintä.
Hyväksyntä, yrityksen tilikartaksi tallentaminen ja tilien olemassaolo ovat eri asioita, ja näkymä kertoo jokaisen erikseen. Valittu tilikartta ilman perustettuja tilejä on kesken: sille ei voi vielä kirjata. Tilikartan hyväksyjä, hyväksymispäivä ja lähde näkyvät avattavassa kohdassa Hyväksyntä ja lähde.
Lisätietoa: mallien luokat ja hyväksyntä
Mallikirjastossa on valmiita tilikarttoja, tilinpäätöskaavoja ja ALV-pohjia. Jokaisella mallilla on luokka, joka kertoo, mihin sen sisältö perustuu:
| Luokka | Tarkoittaa | Hyväksyntä vaatii |
|---|---|---|
| Oma rakenne | Kirjanpito.io:n oma rakenne, joka ei väitä mitään laista | omistajan nimen |
| Vakiintunut käytäntö | yleisesti käytetty rakenne, kuten yleinen tilikartta | lähdeviitteen ja nimetyn henkilön |
| Lakisääteinen | toistaa sitä, mitä laki määrää | lähdeviitteen, nimetyn henkilön ja kirjanpitäjän katselmusviitteen |
Toimitetut suomalaiset mallit ovat luonnoksia, kunnes oikeutettu henkilö on tarkistanut ja hyväksynyt ne. Luonnosta ei käytetä virallisena sisältönä. Kun malli on tarkistettu, hyväksyntä on yksi toimenpide eikä vaadi ohjelmistomuutosta.
Mallit valmistelee ja hyväksyy palvelun ylläpito keskitetysti, koska ne ovat kaikkien yritysten yhteistä sisältöä. Ensin malli rekisteröidään luonnokseksi palvelun ylläpidon omalla näytöllä. Rekisteröinti ei hyväksy mitään. Hyväksyntä on erillinen teko, johon kirjataan nimetty hyväksyjä, hyväksymispäivä, julkaisija ja lähdeviite (luku 5e). Sama koskee kaikkea hyväksyttävää aineistoa: tilikarttoja, tilinpäätöskaavoja, alv-kohdekarttoja, kokoluokkien raja-arvoja, palkkojen lakisääteistä aineistoa ja tulorekisterin ilmoituspaketteja.
Palvelun ylläpitäjä, jolla on myös yrityksen kirjanpidon ylläpito-oikeus, näkee kohdassa Valmis tilikartta rekisteröimättömälle tilikartalle rekisteröinnin lomakkeen ja luonnokselle linkin sen tarkastelusivulle. Tarkastelusivulta siirrytään hyväksyntään, joka sidotaan juuri tarkasteltuun sisältöön: jos luonnos on muuttunut sen jälkeen, hyväksyntä torjutaan ja luonnos tarkastetaan uudelleen. Hyväksyjäksi kirjataan kirjautunut henkilö. Hyväksynnän jälkeen palaa linkistä tilikartan tarkistukseen. Kirjanpito-sivun näkymän Tarkistetun aineiston valmius tekniset lomakkeet eivät sido tarkistusta, joten tilikartta otetaan tavallisesti käyttöön näkymässä Tilikartta.
Lisätietoa: kokoluokka ja tilinpäätöskaavan valinta
Yrityksen kokoluokka ratkaisee, mikä tilinpäätöskaava on oikea. Ohjelmisto laskee kokoluokan itse, kun raja-arvojen lähdeaineisto on tarkistettu ja hyväksytty (luku 4b). Sama aineisto nimeää kutakin kokoluokkaa vastaavan kaavan, joten kaava valitaan luokan mukaan ilman erillistä päätöstä.
Jos aineisto osoittaa kaavaan, jota ei ole, joka on vielä luonnos tai joka ei ole tilinpäätöskaava, valinta ei onnistu, ja näytöllä kerrotaan, mikä kohta osoitti mihin.
Lisätietoa: kertyvä tulostili
Tilikartan tilille voi olla merkitty rooli, joka kertoo, mitä ohjelmisto tekee tilillä. Rooli ei ole verotuksen eikä tilinpäätöksen kohta. Roolin merkintä on osa hyväksyttyä tilikarttaa, joten jokainen yritys, joka ottaa tilikartan käyttöön, saa sen mukanaan.
Rooli Kertyvä tulostili merkitään oman pääoman tilille. Tälle tilille siirretään jokaisen Kirjanpito.io:ssa päätetyn tilikauden tulos, eikä tiliä tyhjennetä. Edellisen tilikauden tulos jää tilille, ja seuraavan tulos lisätään sen päälle. Merkitse siksi tili, jolle tulokset saavat kertyä, älä tiliä, jonka on tarkoitus näyttää vain kuluvan tilikauden tulos.