2. Miten kahdenkertainen kirjanpito toimii — kolmessa minuutissa
Katso myös pikaohje: Aloittaminen
Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle puolelle yhtä suurena: mistä raha tuli ja mihin se meni. Puolia kutsutaan nimillä debet (vasen) ja kredit (oikea). Yhden tositteen debetien summa on aina yhtä suuri kuin kreditien summa. Jos ei ole, kyseessä ei ole tosite vaan virhe — ja tämä sovellus ei kirjaa sitä.
Myyntilasku, jossa on veroa, on kolme riviä:
| Rivi | Tili | Puoli | Miksi |
|---|---|---|---|
| 1 | Pankkitili / Myyntisaamiset | debet | yritykselle tulee rahaa tai saatava |
| 2 | Myynti | kredit | tulo syntyi |
| 3 | ALV-velka | kredit | osa summasta ei ole sinun, se on veroa |
Rivi 3 on se, joka yllättää aloittavan yrittäjän: laskun arvonlisävero ei ole yrityksen tuloa. Se on rahaa, jonka keräät valtion puolesta ja tilität eteenpäin. Siksi se kirjataan velaksi heti. Yksi tavallisimmista tavoista ajaa itsensä kassakriisiin on käyttää alv-rahat käyttöpääomana.
Kulu menee toisin päin: kulutili debet, pankkitili kredit.
Tilit jaetaan viiteen lajiin, ja laji ratkaisee mihin raporttiin tili kuuluu:
| Laji | Suomeksi | Näkyy |
|---|---|---|
asset |
vastaavaa (omaisuus, saatavat, pankki) | taseessa |
liability |
vieras pääoma (velat, alv-velka) | taseessa |
equity |
oma pääoma | taseessa |
revenue |
tuotot | tuloslaskelmassa |
expense |
kulut | tuloslaskelmassa |
Kun perustat tilin, valitset lajin. Se on ainoa "kirjanpito-osaaminen", jota ohjelmisto sinulta vaatii — ja tilikarttamalli (luku 22) tekee senkin puolestasi. Laji on myös se, mikä tekee tilinpäätöksen mahdolliseksi automaattisesti: tuotot ja kulut muodostavat tuloslaskelman, muut taseen.