Aloittaminen

Kirjautuminen, tilikauden valinta, kahdenkertaisen kirjanpidon idea ja ensimmäiset askeleet oikeassa järjestyksessä.

Miksi tämä kannattaa tehdä huolella

Kirjanpito ei ole raportointia menneestä, vaan tapa tietää missä mennään. Yritys, jonka kirjanpito on kuukauden jäljessä, tekee päätöksiä sokkona; ajan tasalla oleva kirjanpito näyttää kassan, katteen ja verovelan silloin, kun niille voi vielä tehdä jotain. Ja tilinpäätös ei ole erillinen projekti keväällä — se on suoraa jatkoa sille, miten kirjanpito on hoidettu vuoden aikana.

Kirjaudu ja valitse tilikausi

1. Kirjaudu henkilökohtaisella kirjautumislinkilläsi.
2. Avaa vasemmasta valikosta Kirjanpito. Jos et näe osiota, joko käyttöoikeutesi puuttuu tai kirjanpito ei ole käytössä tässä työtilassa — kumpikin korjataan operaattorin kanssa, pyytämällä tarkistusta.
3. Valitse sivun yläreunasta tilikausi ja näkymä. Jokainen tämän ohjeen aihe — saldolista, myyntilaskun kirjaus, ALV, tilinpäätös — on yksi saman valitsimen näkymä.

Kahdenkertainen kirjanpito kolmessa minuutissa

Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle puolelle yhtä suurena: mistä raha tuli ja mihin se meni. Puolet ovat debet (vasen) ja kredit (oikea), ja tositteen debetien summan on aina oltava yhtä suuri kuin kreditien. Jos ei ole, kyseessä ei ole tosite vaan virhe — ja sovellus ei kirjaa sitä.

Jokaisella tilillä on laji, ja laji ratkaisee mihin raporttiin tili kuuluu: tuotot ja kulut muodostavat tuloslaskelman, omaisuus, velat ja oma pääoma taseen. Lajin valinta on ainoa "kirjanpito-osaaminen", jota sovellus sinulta vaatii — ja tilikarttamalli tekee senkin puolestasi.

Ensimmäiset askeleet — tässä järjestyksessä

1. Päätä kirjanpidon paikka. Tämä sovellus tai ulkoinen järjestelmä, ei molempia: kahdessa paikassa pidetty kirjanpito eroaa toisistaan aina, ja sen jälkeen kumpikaan ei kelpaa.
2. Hanki kirjanpitäjä ja sopikaa työnjako ennen ensimmäistä kirjausta: tavallisesti yritys kirjaa juoksevat tapahtumat, kirjanpitäjä tarkistaa kuukausittain ja laatii tilinpäätöksen.
3. Avaa tilikausi. Pituuden ja päättymispäivän sovit kirjanpitäjän kanssa.
4. Ota tilikartta käyttöön mallista. Älä keksi tilejä yksitellen — silloin tilikartta on vuoden päästä sekava eikä tilinpäätös ole vertailukelpoinen.
5. Sovi tositekäytäntö. Jokaisen kirjauksen takana on oltava todennettava tosite: lasku, kuitti, sopimus tai tiliote. Tämän laiminlyönti kostautuu tilinpäätöksessä ja tarkastuksessa.
6. Anna roolit. Hyvä lähtöasetelma pienessä yrityksessä: yrittäjä lukee ja kirjaa, kirjanpitäjä saa lisäksi hallintaoikeudet. Näin kukaan ei vahingossa päätä tilikautta.
7. Päätä, tarvitsetko seurantakohteita (projektit, kustannuspaikat). Jos teet projekteja, ota ne käyttöön heti — jo kirjattua historiaa ei voi kohdistaa jälkikäteen ilman oikaisuja.

Jos kirjanpito alkoi muualla

Aiemman järjestelmän päättävät saldot tuodaan alkusaldojen tuonnilla, ja tuonti on tarkoituksella tiukka:

1. Tuonti on kirjanpidon ensimmäinen tapahtuma — jos yksikin tosite on jo kirjattu, tuonti tarvitsee uuden tarkistuksen.
2. Tuonnille on pakko nimetä lähde, esimerkiksi vanhan järjestelmän päättävä tase asiakirjaviitteineen.
3. Tuotavan taseen on täsmättävä nollaan, ja tuonnin jälkeen sovellus todistaa, että saldot ovat täsmälleen tuodut — tili tililtä.

Näet tuonnin jälkikäteen näkymästä Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: mistä tositteesta saldot tulivat, kuka toi ja milloin.

Kirjanpito.io on kehitysvaiheessa; ohje kuvaa nykyisen sovelluksen kirjanpito-osan. Esimerkkien luvut havainnollistavat kirjausten rakennetta — verokannat, raja-arvot ja määräpäivät selvität aina kirjanpitäjältäsi tai viranomaislähteestä.