Tuotantokäytön edellytykset

Katso myös pikaohje: Mitä sovellus tekee puolestasi

Kirjanpito.io:n kirjanpito on pilotti, jota käytetään operaattorin tuella. Ennen kuin sitä voi käyttää yrityksen ainoana kirjanpitona ilman rinnakkaista järjestelmää, näiden kaikkien on oltava kunnossa. Lista on tarkoituksella lyhyt ja ehdoton — jokainen kohta on asia, jonka puuttuminen näkyy joko väärinä lukuina tai myöhästyneenä ilmoituksena.

1. Hyväksytyt tarkistetut aineistot. Tilikartta, tilinpäätöskaava, alv-kohdekartta ja kokoluokkien raja-arvot on kukin tarkistettava lähdettä vasten ja hyväksyttävä nimetyn henkilön toimesta. Ohjelmisto ei käytä luonnosta virallisena sisältönä — se ei siis mene rikki, vaan odottaa hyväksyntää (luku 22 ja 29).
2. Kirjanpitäjän katselmus. Tilinpäätös, alv-laskelma ja tulorekisteriin liittyvät asiat vaativat kirjanpitäjän kannanoton. Katselmus kirjataan työtilan asetuksiin (accounting.accountant_review) viittauksena, joka nimeää katselmoineen henkilön ja päivämäärän; ilman sitä nämä näkymät näyttävät tilan Odottaa kirjanpitäjän katselmusta.
3. Todennetut alkusaldot. Jos yritys siirtyy toisesta järjestelmästä, alkusaldojen on täsmättävä edellisen tilinpäätöksen taseeseen ja täsmäytys on dokumentoitava (luku 15).
4. Vastuunjako kirjallisesti. Kuka kirjaa, kuka hyväksyy, kuka maksaa, kuka ilmoittaa ja kuka allekirjoittaa. Erityisesti palkoissa Kirjanpito.io ei vielä valvo hyväksynnän eriyttämistä, joten se on järjestettävä työjärjestelynä (luku 25.6 ja 32).
5. Arkistointisuunnitelma. Mihin tilintarkastuspaketit ja tositeaineisto arkistoidaan, kuka vastaa säilytysajoista ja miten aineisto saadaan ulos, jos yritys lopettaa Kirjanpito.io:n käytön (luvut 9c ja 24).
6. Kuukausirytmi käytössä. Täsmäytyslista (luku 5b) tehtynä ja kausi lukittuna joka kuukausi. Kirjanpito, jota ei täsmäytetä kuukausittain, ei ole valmis tilinpäätökseen riippumatta siitä, mikä ohjelmisto sitä pitää.

Kohdat 1 ja 2 ovat hyväksymistekoja, eivät ohjelmistomuutoksia: kun ne on tehty, toiminnot avautuvat ilman uutta versiota. Kohtaa 1 edeltää kuitenkin luontiteko, joka ei ole hyväksyntäteko: tarkistetun aineiston luontireitti on Kirjanpito.io:n oma julkaisunäyttö (luku 22).