16c. Sääntöportaikko: mistä sääntö tulee ja kuka siitä vastaa
Tällä sivulla
Edellisen luvun säännöt ovat yrityksen omaa tiliöintikäytäntöä. Kun niitä kertyy, syntyy kysymys jota ei kannata sivuuttaa: kuka tämän säännön kirjoitti ja kuka siitä vastaa?
Kirjanpito.io:n vastaus on portaikko. Jokainen tapahtuma kulkee sitä ylöspäin vain niin pitkälle kuin on pakko:
1. SÄÄNTÖMOOTTORI deterministinen, välitön, ilmainen, toistettava
2. TEKOÄLY kun mikään sääntö ei osu — auttaa JA EHDOTTAA SÄÄNTÖÄ
3. KIRJANPITÄJÄ viimeinen keino, siihen mitä tekoäly ei ratkaise
4. TILINTARKASTAJA lain vaatima, eikä sitä ole tarkoituskaan välttää
Neljä rajaa, jotka tekevät portaikosta turvallisen
- Kone ehdottaa, ei koskaan kirjaa. Koneen ehdotus menee samaan hyväksyntäjonoon kuin tiliotteen rivi. Tämä ei ole lupaus vaan rakenne: tositteita kirjoittaa vain kirjausydin, ja sinne pääsee vain hyväksymisen kautta.
- Kone saa tuottaa käytäntöä, ei lakia. "Tämä toimittaja kuuluu tilille 6000 Vuokrat" on tiliöintikäytäntö ja täysin sallittua. Verokanta, raja tai tilinpäätöskaava ei ole — ne kulkevat lähdeviite- ja allekirjoitusportin kautta, eikä siihen ole oikopolkua.
- Koneen tekemä sääntö kantaa alkuperänsä. Mistä aineistosta se johdettiin, kuka sen vahvisti ja milloin.
- Nostot ovat näkyviä ja perusteltuja. Se mitä kone ei ratkaise menee ihmiselle syyn kanssa — ihminen näkee kysymyksen, ei jonoa.
Ehdollinen sääntö
Ihmisen kirjoittama sääntö on vahvistettu siitä hetkestä kun se on kirjoitettu — sen kirjoittaminen on vastuun ottaminen. Koneen ehdottama tai vanhasta järjestelmästä tuotu sääntö syntyy ehdollisena, ja sen on nimettävä aineisto josta se johdettiin. Ilman sitä sääntöä ei synny lainkaan.
Ehdollinen sääntö osuu silti — juuri siinä on sen arvo, koneen ehdotus säästää kirjoittamista jo ennen kuin kukaan on siunannut sitä. Mutta ehdotus, jonka se tekee, näyttää jonossa mistä se tuli: alkuperä, tila ja aineistoviite kulkevat mukana. Koneen ehdotusta ei voi erehtyä luulemaan yrityksen vahvistetuksi käytännöksi.
Vahvistaminen on erillinen, tietoinen teko. Sen tekee nimetty henkilö, ja järjestelmä kirjaa kuka ja milloin. Sääntöä ei voi vahvistaa kahdesti, ei arkistoituna, eikä toisen työtilan säännöksi. Alkuperä ei muutu vahvistaessa: koneen ehdotus pysyy koneen ehdotuksena ikuisesti, vaikka ihminen on ottanut siitä vastuun. Kun tilintarkastaja kysyy "miksi tämä päätyi tänne", vastaus on: sääntö X, johdettu aineistosta Y, vahvistanut henkilö Z päivänä D — ei "tekoäly päätti".
Katselmointilista
Vaara ei ole väärä kirjaus. Vaara on sääntökertymä jota kukaan ei katsele: sata uskottavaa sääntöä, jotka hiljaa ohjaavat tulevia kirjauksia. Sitä vastaan on katselmointilista, joka näyttää jokaisen elävän säännön ja mitä ihminen on sille velkaa:
| Lista näyttää | Miksi |
|---|---|
| rikkinäiset ensin | sääntö, jonka vastatili on arkistoitu — tai jossa on verokantaleima vaikka yritys ei ole alv-velvollinen — jumittaa jokaisen tekemänsä ehdotuksen. Se on listan ainoa kohta, joka on aktiivisesti menossa väärin. |
| sitten vahvistusta odottavat | ehdolliset säännöt |
| sitten käyttämättömät | osumalaskuri nollassa: sääntöä ei ole koskaan tarvittu, ja sen voi arkistoida |
| loput osumamäärän mukaan | vähiten käytetyt ensin |
Osumalaskuri kasvaa joka kerta kun sääntö ratkaisee rivin. Peruuntunut tuonti ei kasvata sitä.
Käytännön ohje: katso lista kerran kuussa ehdotusjonon yhteydessä. Rikkinäiset korjataan tai arkistoidaan heti, ehdolliset vahvistetaan tai hylätään, ja käyttämättömät arkistoidaan sitä mukaa kun ne osoittautuvat turhiksi. Se on muutaman minuutin työ kuukaudessa ja estää juuri sen kertymän, joka muuten tekisi automaatiosta vaikeasti tarkistettavaa.
Tässä versiossa sääntöjen luonti, vahvistaminen, arkistointi ja katselmointilista ajetaan operaattorin kanssa rajapinnan kautta. Toiminnot ovat olemassa ja testattuja; oma näyttö on seuraava vaihe.
16d. Mitä portaikosta on tänään olemassa — ja mitä ei
Tämä kohta on tässä, jotta portaikkoa ei lueta lupauksena. Suunta on päätetty ja sen turvallinen puoli on rakennettu; tekoäly itse ei vielä ehdota mitään.
| Osa | Tilanne |
|---|---|
| Sääntömoottori: sääntö osuu, tekee ehdotuksen, ihminen hyväksyy | On. Luku 16b |
Sääntö voi syntyä muunakin kuin ihmisen kirjoittamana (alkuperä ai) |
On. Syntyy ehdollisena, aineistoviite pakollinen |
| Vahvistaminen erillisenä tekona, nimetty henkilö, alkuperä ei muutu | On |
| Ehdotus kantaa säännön alkuperän, tilan ja aineistoviitteen | On |
| Katselmointilista, osumalaskuri, rikkinäiset kärkeen | On |
| Sääntö voi kantaa verokantaleiman | On |
| Se, joka ehdottaa säännön | Ei ole. Mikään ei vielä päätä, että sääntö kannattaisi luoda — kaikki säännöt kirjoittaa ihminen |
| Tekoäly ehdottaa alv-käsittelyä epäselvälle riville | Ei ole |
Raja, joka ei tule muuttumaan. Kun ehdottaja rakennetaan, se saa ehdottaa käytäntöä: mille tilille tämä toistuva toimittaja kuuluu, mikä verokantaleima riville kuuluu, mihin seurantakohteeseen kulu osuu. Se ei saa tuottaa lakia: verokantaa, ilmoituksen kohtaa, raja-arvoa, määräpäivää tai tilinpäätöskaavaa. Ne tulevat aina hyväksytystä, lähdeviitteellisestä tarkistetusta aineistosta, jonka nimetty ihminen on allekirjoittanut — eikä siihen ole oikopolkua edes silloin kun kone olisi oikeassa.
Alv:ssä raja kulkee tarkalleen tässä: kone saa ehdottaa, mikä leima riville kuuluu; se ei saa päättää, mitä leima tarkoittaa. Ja osa alv-tapauksista ei ratkea leimalla lainkaan — käännetty verovelvollisuus, osittainen vähennysoikeus ja EU-kauppa vaativat käsittelyn, jota järjestelmässä ei ole (luku 26.0).