P5. Pitkän historian yritys, joka siirtyy Kirjanpito.io:hon

Tilanne. Kirjanpitoa on tehty vuosia muualla. Kysymys ei ole siitä miten Kirjanpito.io toimii, vaan miten siirtymä tehdään niin, ettei mitään katoa eikä mikään mene kahteen kertaan.

Perusperiaate: älä tuo historiaa kirjanpitoon. Vanhan järjestelmän tositteet jäävät vanhaan järjestelmään ja arkistoon. Kirjanpito.io:hon tuodaan yksi avaustosite: siirtymähetken tase (luku 15). Historian tuominen tositteittain tuottaisi kaksi versiota samasta menneisyydestä, ja se on pahempi kuin ei mitään.

Siirtymän tarkistuslista.

• Valitse katkaisupäivä. Tilikauden vaihde on selvästi helpoin. Kesken kauden siirtyminen on mahdollista, mutta silloin tilikausi raportoidaan kahdesta järjestelmästä ja tilinpäätös kootaan yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
• Kartoita tilikartta. Vanhan ja uuden tilikartan vastaavuus taulukoksi. Säilytä vanhat tilinumerot jos suinkin voit — silloin vertailu edelliseen vuoteen säilyy.
• Pyydä päättävä saldoluettelo vanhasta järjestelmästä, ja tulosta se talteen. Se on avaustositteen lähdedokumentti, ja tuonti vaatii sen nimeämistä.
• Käsittele avoimet erät. Maksamattomat myynti- ja ostolaskut siirtyvät saldoina (myyntisaamiset, ostovelat), eivät laskuina. Sovi kirjanpitäjän kanssa, seurataanko yksittäisiä avoimia laskuja vanhassa järjestelmässä vai erillisellä listalla, kunnes ne maksetaan.
• Sovi ALV-rajapinta. Mikä on viimeinen vanhasta järjestelmästä annettu ilmoitus ja mistä päivästä Kirjanpito.io vastaa.
• Sovi palkkarajapinta. Kuluva vuosi on palkoissa yhtenäinen kokonaisuus — varmista miten vuoden aikana kertyneet tiedot käsitellään.
• Tuo alkusaldot (luku 15). Muista: tuonti on kirjanpidon ensimmäinen tapahtuma, se vaatii nimetyn lähteen, ja järjestelmä todistaa että tuodut saldot täsmäävät.
• Aja rinnakkain yksi kausi jos volyymi on iso: kirjaa sama kuukausi molempiin ja vertaa saldolistoja. Ero kertoo mitä kartoituksesta puuttuu.
• Ota kausipaketti ensimmäisestä Kirjanpito.io-kuukaudesta.
• Arkistoi vanha aineisto säilytysaikoineen — siirtymä ei poista velvollisuutta säilyttää vanhaa kirjanpitoa.

Automaatio siirtymän jälkeen. Rakenna tiliöintisäännöt vanhan järjestelmän tiliöintihistorian pohjalta: sieltä näkee, mitkä vastapuolet toistuvat ja mille tileille ne on kirjattu. Se on nopein tapa saada säännöistä kattavat heti alusta.

Sudenkuopat. Historian tuominen tositteittain; tilikartan "siivoaminen" siirtymässä niin että vertailukelpoisuus katoaa; avoimien laskujen tuplaseuranta; siirtymäkuukauden lukitsematta jättäminen.