5e. Tarkistusten valmius

Katso myös pikaohje: Mitä sovellus tekee puolestasi

Moni Kirjanpito.io:n toiminto odottaa hyväksyttyä sisältöpakettia: tilikarttaa, tilinpäätöskaavaa, ALV-laskelman kohdekarttaa, poistosuunnitelmaa ja niin edelleen. Kirjanpito-sivun näkymä Tarkistusten valmius kertoo kustakin paketista, missä se on menossa.

Paketti luodaan ennen kuin sen voi hyväksyä, ja ne ovat kaksi eri tekoa: tarkistetun aineiston luontireitti on Kirjanpito.io:n oma julkaisunäyttö (luku 22). Luonnos kirjataan siellä, ja vasta sen jälkeen tämän näkymän hyväksyntälomakkeella on jotain hyväksyttävää. Tässä työtilassa rivi voi siis olla missä tahansa neljästä tilasta sen mukaan, mitä paketteja on kirjattu ja mitä niistä vielä puuttuu.

Aloittamatta ei ole sama kuin ei hyväksyttävissä. Ensimmäinen kertoo, ettei tämän lajin pakettia ole vielä kirjattu lainkaan, toinen odottaa nimettyä puutetta korjattavaksi — ja ero kertoo kenen vuoro on: luonnoksen kirjaajan vai puutteen korjaajan.

Kustakin paketista näkyy myös mitä sen hyväksyntä avaisi juuri tälle yritykselle. Jos toiminto ei kuulu yrityksen pakettiin, se sanotaan suoraan: hyväksyntä ei avaa sitä.

Tarkistuslista — ja kolme lomaketta, jotka kirjaavat

Taulukko on tarkistuslista, ei hyväksyntänäyttö: siitä ei kirjata lähdedokumenttia, ei nimetä katselmoijaa eikä haeta virallista aineistoa, eikä taulukossa ole painikkeita, jotka näyttäisivät hyväksyvän jotakin. Jokainen teko tehdään omalla toiminnollaan, jotta siitä jää merkintä tekijästä.

Näkymällä on kolme kirjoittavaa toimintoa, ja ne eivät vaadi samaa oikeutta. Tarkistetun aineiston hyväksyntä on kirjaa määrittävä teko ja vaatii ylläpito-oikeuden: hyväksyntä päättää, mitä lakisisältöä vasten myöhemmät kirjaukset ja laskelmat lasketaan. Hyväksytyn paketin käyttöönotto tälle yritykselle on samaa luokkaa ja vaatii saman oikeuden; se on kuvattu heti alla. Luvussa 23d kuvattu vahvistetun tilinpäätöksen kirjaus on kirjaava teko ja vaatii kirjausoikeuden (luku 10). Kukin tehdään omalla lomakkeellaan taulukon alla, ja jos oikeus puuttuu, näkymä sanoo sen lomakkeen tilalla.

Hyväksyntä koskee koko tuotetta, käyttöönotto vain tätä yritystä

Nämä ovat kaksi eri tekoa, eikä toinen seuraa toisesta. Paketti hyväksytään kerran: yksi nimetty ihminen tarkistaa sen lähdettään vasten ja ottaa siitä nimellään vastuun, ja hyväksyntä on voimassa jokaiselle yritykselle. Sen jälkeen jokainen yritys päättää erikseen, minkä hyväksytyn paketin se ottaa käyttöön — ja ennen kuin yritys on sen tehnyt, paketti ei vaikuta tämän yrityksen kirjanpitoon millään tavalla.

Siksi taulukko voi lukea hyväksytty samalla kun jokainen tämän yrityksen portti on yhä kiinni: hyväksyntä on koko tuotteen tila ja käyttöönotto on tämän yrityksen tila. Taulukon alla oleva käyttöönottolomake näyttää kummankin puolen rinnakkain: minkä paketin yritys on nimennyt kuhunkin pakettipaikkaan, mitä portti siitä sanoo omin sanoin, ja mitkä hyväksytyt paketit ovat tarjolla, ei käytössä.

Käyttöönotto ei vaadi lakisääteistä harkintaa. Se on valinta nimettyjen, päivättyjen ja lähteeseensä hyväksyttyjen vaihtoehtojen välillä, ja kunkin vaihtoehdon kohdalla näkyy sen hyväksyjän nimi. Sitä ei siis tarvitse kysyä kirjanpitäjältä.

Käyttöönotto ei perusta yhtään tiliä. Tilikartan käyttöönotto kertoo, mitä tilikarttaa tämä yritys käyttää; tilien perustaminen paketista on oma erillinen tekonsa, koska se kirjoittaa yrityksen kirjanpitoon.

Nimettyä pakettia ei vaihdeta eikä poisteta tältä näytöltä. Sama käyttöönotto uudelleen lähetettynä kertoo jo tehdystä eikä kirjaa mitään uutta, ja toisen paketin nimeäminen samaan paikkaan ei etene nimeten sen paketin, joka jo on käytössä. Vaihtaminen olisi eri teko eri vastuulla — tilikartan vaihtaminen sen jälkeen, kun sen tileille on kirjattu, on eri kysymys eri vastauksella — eikä sitä ole rakennettu.

Korjattava asia näytetään selvästi, portin omin sanoin: portti kertoo itse, jos pakettia ei ole olemassa, jos se on vielä luonnos tai jos se on väärää lajia siihen paikkaan. Käyttöönotto ei tee näistä omaa arviotaan, jotta lomake ja portti eivät voi sanoa samasta paketista eri asiaa.

Hyväksyntä on nimetyn ihmisen teko: hyväksyjä kirjoittaa itse päivämäärän, auktoriteetin, lähdeviitteen ja katselmusviitteen. Hyväksyjän nimeä ei kirjoiteta lomakkeelle. Se luetaan siitä käyttäjätunnuksesta, jolla olet kirjautuneena, ja näyttö kertoo ennen hyväksyntää, kenen nimiin teko kirjataan. Hyväksyjäksi ei siis voi merkitä ketään muuta eikä mitään — hyväksyjä on teon tekijä, ei kenttä. Hyväksyjä voi olla yrittäjä itse. Kone ei koskaan hyväksy pakettia — Kirjanpito.io ei täytä yhtään kirjoitettavaa kenttää puolestasi, ja tyhjä tai paikkamerkillä täytetty kohta ei etene. Lakisääteinen sisältö vaatii katselmusviitteen, ja viranomaisen vaatimuksia toistava paketti vaatii ennen hyväksyntää kirjatun lähdedokumentin — lomake ei ohita kumpaakaan, ja korjattava asia näytetään selvästi.

Hyväksyttyä pakettia ei muuteta: korjaus julkaistaan uutena versiona, joka hyväksytään omana tekonaan. Sama hyväksyntä uudelleen lähetettynä kertoo jo tehdystä eikä kirjaa mitään uutta.

Ohjelmisto ei myöskään kirjoita paketin sisältöä. Sisältö tulee lähteestä, jonka ihminen on lukenut ja jonka hän kirjaa lähdedokumentiksi osoitteineen ja hakuhetkineen.