Kirjaa ostolasku

Toimittajan lasku kertoo, mitä toimittaja ilmoittaa. Sinä päätät mitä kirjataan — ja sama kirjaus vie ostovelan avoimiin eriin.

Miksi ostolasku on eri asia kuin myyntilasku

Myyntilaskun kirjoitit sinä: sen luvut tulevat omasta laskennastasi ja laskun sinetöidystä todisteesta. Ostolaskun kirjoitti joku muu. Siitä sinulla on tiedosto, ja sen luvut ovat siinä siksi, että joku toisessa yrityksessä näppäili ne.

Sovellus ei lue tiedostoa. Se ei tunnista toimittajaa eikä päättele tiliä, alv-käsittelyä tai eräpäivää. Siksi kaikki, mitä laskusta kirjataan toimittajan ilmoittamana — toimittaja, laskun numero, laskun päivä, eräpäivä, brutto, alv ja viite — on laskun tietoa, ei kirjanpitoa.

Laskun tiedoista ei lasketa yhteen mitään. Ne eivät näy missään kirjanpidon raportissa, avointen erien ikäjakaumassa, alv-luvussa eivätkä mittareissa. Ostovelan summa luetaan aina kirjatulta vientiriviltä — täsmälleen kuten myyntipuolellakin. Laskun oma summa saa näkyä kirjatun vierellä, jotta näppäilyvirhe huomataan; yhteen niitä ei lasketa koskaan.

Näin kirjaat ostolaskun

1. Liitä lasku kauden kirjanpitoaineistoksi näkymässä Tositteet ja kirjanpidon aineisto. Ostolasku liitetään kuten mikä tahansa tosite.
2. Valitse Kirjanpito-sivun näkymävalitsimesta Ostolaskut ja ostovelka.
3. Kirjaa mitä toimittaja ilmoittaa. Valitse tosite ja kirjoita toimittaja, laskun numero, laskun päivä, mahdollinen eräpäivä, brutto, alv ja viite niin kuin ne lukevat laskulla. Tähän ei kirjata tiliä, alv-käsittelyä eikä vientikohdetta — tämä vaihe ei ole vielä kirjanpitoa.
4. Kirjaa lasku kirjanpitoon. Valitse omasta tilikartastasi kulutili, alv-saamistili ja ostovelkatili, anna kirjauspäivä, tarkista summat ja päätä ostovelan seurannasta. Paina Kirjaa kirjanpitoon.

Kirjauslomake näyttää laskun summat kenttien pohjana — kopioituna ehdotuksena, ei tosiasiana. Kirjanpitoon menee se, minkä lähetät, ja se on sinun päätöksesi. Jos kentän jättää tyhjäksi, kirjaus hylätään; laskun lukua ei käytetä hiljaisesti sen sijasta.

Näkymä näyttää kolme asiaa rinnakkain: mitä laskulla lukee, mitä kirjanpidossa on, ja eron niiden välillä. Ero näytetään, sitä ei estetä. Kirjattavat summat ja tilit saavat poiketa laskun tiedoista, eikä sovellus vaadi niiden täsmäävän: toimittaja voi olla väärässä, ja jos ohjelma pakottaisi luvut samoiksi, toimittajan laskutoimituksesta tulisi sinun kirjanpitosi.

Ostovelka menee avoimiin eriin samalla kirjauksella

Kun lasku kirjataan kirjanpitoon, ostovelka menee automaattisesti avoimiin eriin ja ikäjakaumaan — samalla näkyvällä valinnalla kuin myyntilasku vie saatavan. Annat kolme asiaa, joita kirjanpito ei voi tietää itse: saajan, asiakirjaviitteen ja eräpäivän. Jos jätät ne tyhjiksi, laskua ei seurata avoimena eränä — ja sekin on kirjattu valinta, ei unohdus.

Summakenttää ei ole. Ostovelan määrä luetaan kirjatulta vientiriviltä; sitä ei anneta erikseen, eikä sille ole edes paikkaa, johon se voitaisiin antaa. Erälle ei myöskään ole "merkitse maksetuksi" -kenttää: tila lasketaan joka kerta uudelleen erän summasta miinus kohdistetut suoritukset.

Sisäinen käsittelypäätös — ja mitä se ei ole

Laskulle voi kirjata sisäisen käsittelypäätöksen: nimetty henkilö merkitsee perusteluineen, että yritys hyväksyy laskun käsittelyn, ja voi perua merkinnän. Molemmat merkinnät jäävät näkyviin tekijöineen ja aikoineen — mitään ei muokata eikä poisteta.

Päätös on oman yrityksesi työnkulun merkintä. Se ei ole viranomaishyväksyntä, ei kannanotto alv-käsittelyyn tai vähennysoikeuteen, ei vahvistus kirjauksen oikeellisuudesta, ei maksulupa eikä maksu — eikä todiste siitä, että toimittaja on oikeassa. Päätös ei estä eikä salli mitään: lasku kirjataan ja viedään maksuohjeelle täsmälleen samoin ilman sitä. Päätöstä ei myöskään päätellä summasta, kirjauksesta, ostovelasta, toimittajan nimestä eikä eräpäivästä.

Maksuohje valmistelee — se ei maksa

1. Näkymä Maksuohjeet (ei maksa) kokoaa avoimista ostoveloista listan siitä, mitä on tarkoitus maksaa, ja siitä saa tulostettua sisäisen tarkistuslistan.
2. Maksettava summa luetaan avoimesta erästä eli kirjanpidosta. Sitä ei anneta käsin, eikä sille ole kenttää.
3. Saajan tili ja viesti kirjataan laskulta käsin. Niitä ei päätellä toimittajan nimestä eikä haeta mistään rekisteristä: väärään tiliin lähetetty maksu on kallein mahdollinen virhe, ja pääteltynä se olisi jälkikäteen näkymätön.
4. Tee maksut pankissasi. Sovellus ei maksa mitään, ei lähetä mitään pankkiin, ei muodosta pankkiaineistoa eikä kuittaa mitään maksetuksi. Nimi maksuohje on tarkka: se on ohje ihmiselle, ei toimeksianto pankille.

Sama ostovelka ei voi olla kahdella voimassa olevalla maksuohjeella, joten sama lasku ei päädy maksettavaksi kahdesti. Väärä ohje perutaan syyn kanssa; sitä ei poisteta, ja rivit jäävät näkyviin. Osasuorituksia ei ole maksuohjeissa mallinnettu: erä on ohjeella kokonaan tai ei lainkaan.

Kun lasku on maksettu

Maksu palaa kirjanpitoon tiliotteella omana todisteenaan, ja se kirjataan tositteeksi kuten kaikki muukin raha. Vasta sen jälkeen suoritus kohdistetaan avoimeen erään ikäjakauman vieressä olevalta omalta lomakkeeltaan: nimeät erän ja sen kirjatun suoritusviennin tositesarjalla, tositenumerolla ja rivinumerolla. Sovellus ei ehdota, mikä suoritus maksaa minkä erän, eikä lomakkeelta synny kirjanpidon vientiä. Osasuoritus jättää loppuosan näkyviin avoimena, ja liikasuoritus näkyy liikasuorituksena eikä katoa. Katso ohje Raha ja täsmäytys.

Kun luenta oli väärä — ja mitä tästä vielä puuttuu

Yhdestä tositteesta voi olla vain yksi voimassa oleva luenta. Jos summa luettiin laskulta väärin, teet korjatun luennan ja kirjoitat sille syyn. Vanha luenta jää näkyviin perusteluineen — myös se luku, jonka perusteella joku ehti toimia. Korjaus ei muuta kirjanpitoa, ostovelkaa, maksuohjetta eikä käsittelypäätöstä: jos kirjaus on jo tehty, se on tehty aiemmasta luennasta ja pysyy siinä. Kirjanpidon virhe korjataan aina kirjanpidon omalla oikaisulla — katso ohje Korjaa virhe.

Hyvityslaskuja ei ole mallinnettu. Negatiivinen summa hylätään eikä sitä tallenneta: se, onko hyvityslasku negatiivinen ostolasku vai oma asiakirjalajinsa, on päätös jota ei ole tehty — eikä etumerkkiä keksitä puolestasi.

Kirjanpito.io on kehitysvaiheessa; ohje kuvaa nykyisen sovelluksen kirjanpito-osan. Esimerkkien luvut havainnollistavat kirjausten rakennetta — verokannat, raja-arvot ja määräpäivät selvität aina kirjanpitäjältäsi tai viranomaislähteestä.